Das Märchen vom Fischer und seiner Frau ist beeindruckend. Nicht nur wegen des immer wiederkehrenden, traumhaft schön norddeutsch und verzweifelt daherkommenden Ausrufs des Fischers: "Manntje' Manntje, Timpe Te, Buttje' Buttje in de' See, myne Fru, de Ilsebill, will nich' so as ik wol will". Nein, vor allem weil sich Parallelen zur Suche nach PM-Software zeigen.

Die Geschichte in aller Kürze: Einem Fischer gelingt ein kapitaler Fang. Doch der Fisch authentifiziert sich als verwunschener Prinz und bittet um Gnade; der Fischer lässt ihn frei. Als die Fischersfrau davon erfährt, jagt sie ihren Mann wieder zurück zur See. Nachverhandlungen sind angesagt – es gilt, dem Fisch zu vermitteln, dass als Gegenleistung ein Wunsch fällig ist. So wird zunächst die erbärmliche Unterkunft aufgepeppt und anschließend der Fischer in immer neuen Verhandlungsrunden vorgeschickt, um die Hütte zum Schloss auszubauen und die Karriere der Gattin zur Päpstin voranzubringen. Irgendwann reicht es dem Fisch und er versetzt das Paar zurück in den ursprünglichen Zustand.

Und am Ende knallt's

Peng! Als Kind fragt man sich da doch unweigerlich: Sind die beiden nicht gut bedient? Immerhin finden sie sich am Ende in einer vertrauten Situation wieder. Was wäre gewesen, wenn ihnen der Fisch einen Gebäudekomplex mit zigtausend Quadratmetern Bruttogeschossfläche hingestellt hätte? Die Kosten für das Facility Management hätten sie doch ruiniert!

Das Märchen braucht natürlich dringend ein Update, schon allein wegen der nicht gendergerechten Ursprungsfassung. Doch es ist ein schönes Beispiel für Scope-Creeping. Wenn wir Anforderungen für die Suche nach einer Projektmanagement-Software diskutieren, gibt es zu Anfang immer klare Vorstellungen, worauf es eigentlich ankommen soll. Da sollen endlich Projektbudgets nachverfolgt werden können, Projektaufwände einfacher bei Kunden fakturiert oder Projektportfolios mit weniger Aufwand für das PMO im Blick bleiben.

Im Laufe der Zeit kommen dann immer neue Ziele ins Spiel. Wenn nun erstmalig eine zentrale Übersicht aller Projekte existiert, dann sollten die doch auch gleich mit Standardplänen und Gates geplant werden. Kosten und das Abschreibungsmanagement könnte man gleich mit integrieren. Und warum nicht Bestellungen direkt aus der Software auslösen? Wenn man schon dabei ist, könnte man Teamleiter als Ressourcenmanager dazu verpflichten, auch gleich ihre Teamplanung einzubinden. Weil viele Produktentwicklungsprojekte dabei sind, sollte das Produktportfoliomanagement auch gleich dabei sein. Natürlich muss der bestehende IT-Helpdesk auf die neue Lösung wechseln – die Mitarbeiter sollen nicht in zwei Welten leben. Die Frage nach den Prioritäten dieser Anforderungen liefert nicht selten zu 75% "Muss". Weil man doch schon einmal dabei ist und die Gelegenheit für Wünsche günstig ist.

Manntje, Manntje…

Der Projektleiter des Einführungsprojekts läuft derweil immer wieder zum Software-Anbieter: "Manntje, Manntje…" Weil der im Gegensatz zum Fisch für Wünsche bezahlt wird, zeigt er mehr Geduld als der Fisch – und am Ende steht mitunter eine technisch umfassende, beeindruckende Komplettlösung. Doch der Aufwand, die komplexe Gemengelage von Methoden und Prozessen nun auch zu implementieren und das Produkt zu betreiben (das Facility Management) überfordert die Organisation. Da wünscht sich dann mancher den Ursprungszustand, die vertraute frühere Situation regelrecht zurück. Allein, die umständlichen Excel-Tabellen wurden offiziell abgeschafft.

Projektmanager haben gegenüber dem Fischer allerdings einen Vorteil: Mit geschicktem Erwartungsmanagement sind auch ein Jahr später noch Wünsche möglich. Wer die neue Software als Infrastruktur positioniert, die nach und nach ausgebaut wird, kann sich zunächst auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Tragen Sie beispielsweise in einem ersten Workshop die Nutzenaspekte, welche die Software im Alltag bringen soll, mit Moderationskarten auf einer Pinnwand zusammen – und priorisieren Sie die Zusammenstellung im Diskurs mit allen Teilnehmern. Erst dann geht es allmählich an die Anforderungen. Vergessen Sie nicht, die Pinnwand in hoher Auflösung zu fotografieren. Wenn die Wünsche überhand nehmen, hilft ein A0-Ausdruck dieses Fotos oft Wunder.