Das Kick-off-Meeting steht an und Sie möchten Ihrem Projektteam Sinn und Wert der geplanten Maßnahmen erläutern. Um Interesse und Einsatzbereitschaft Ihrer Mitarbeiter zu wecken, müssen Sie die wichtigsten Informationen kurz und strukturiert vortragen. Mit der Methode "3P-Botschaften"gelingt Ihnen das ganz leicht.

Diese Methode ist grundsätzlich als Vorbereitung geeignet, wenn Sie Mitarbeiter mit neuen Aufgaben betrauen. Sie können sie deshalb nicht nur für die Vorbereitung von Kick-off-Veranstaltungen verwenden, sondern auch für Präsentationen oder Besprechungen.

3P - Purpose, Process, Payoff

3P steht für Purpose, Process, Payoff (Zweck, Vorgehen, Nutzen). Um Ihr Team über das anstehende Projekt ins Bild zu setzen, müssen Sie die Fragen zu diesen drei Aspekten beantworten und für alle Beteiligten klar definieren.

Purpose: Was ist das Ziel?

Formulieren Sie Absicht und Zweck des Projekts. Dabei wird die Marschrichtung vorgegeben und die Motivation angefacht.

Beispiel: "Wir möchten die Bearbeitung von Kundenanfragen beschleunigen und dafür ein Customer Relationship Management System, CRM, einführen." Unterscheiden Sie übergeordnete Ziele und das konkrete Projektziel, hier die Einführung eines CRM-Systems.

Process: Wie soll das Ziel erreicht werden?

Hier erklären Sie, wie das Ziel erreicht werden soll. Dabei werden auch Fragen beantwortet wie:

• Welche Techniken werden angewendet?
  Beispiel: "Wir führen ein neues CRM-System ein. Dieses ermöglicht es, besser mit den Kunden zu interagieren, es erleichtert die Bearbeitung von Kundenanfragen und ermöglicht es, relevante Daten besser zu verwalten. Dabei wird das CRM-System mit unserem bestehenden Einkaufssystem integriert."
• Welche Personen werden hinzugezogen?
  Beispiel: "Als Stakeholder sind die Bereiche Vertrieb, Verkauf, Marketing und EDV geplant. Wen haben wir vergessen? Wir gehen davon aus, dass die beteiligten Abteilungen ca. 20% ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufwenden müssen“.
• Welche Unternehmen sind Kooperationspartner?
  Beispiel: "Die ABC GmbH wird ein von ihr entwickeltes Standard-CRM auf unsere Bedürfnisse hin anpassen."
• Wie lange dauert der Prozess?
  Beispiel: "Wir rechnen mit einer Projektdauer von ca. sechs Monaten."
• Was wird von den einzelnen Personen und Gruppen erwartet?

Payoff: Was ist der Nutzen?

Zum Schluss legen Sie dar, welche Vorteile sich ergeben, wenn das Ziel erreicht wurde. Erläutern Sie den (potenziell unterschiedlichen) Nutzen für verschiedene Gruppen wie z.B. Call-Center-Mitarbeiter, Verkaufsabteilung, Management, Kunden oder Projektteam. Prüfen Sie, ob das angestrebte Ziel und der Nutzen tatsächlich in Korrelation zueinander stehen oder ob der Nutzen nur einem Wunschdenken entspringt.

Beispiel: "Die Mitarbeiter im Call-Center werden in der Lage sein, schneller und effizienter auf Kundenanfragen oder Beschwerden zu reagieren. Alle Kundendaten und Bearbeitungsinformationen werden zentral im CRM erfasst sein, so dass Doppelbearbeitungen wegfallen und der Kommunikationsaufwand für unsere Verkaufsabteilung sinkt.
Durch die effizientere Arbeitsweise werden zeitliche Freiräume für alle Mitarbeiter geschaffen, so dass wir unser Kundenmanagement konzeptionell weiterentwickeln und ausbauen können.
Die Wartezeiten für unsere Kunden werden sich verringern und die Kundenzufriedenheit wird steigen."

3P als Selbsttest

Sie können die 3P-Botschaften auch als Selbsttest verwenden: Wenn Sie nicht alle drei Fragen zufriedenstellend beantworten können, ist das Ziel nicht sinnvoll und muss überdacht bzw. verändert werden.

Weitere hilfreiche PM-Methoden finden Sie in dem Buch "Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting. Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden" von Nicolai Andler, erschienen bei Publicis Corporate Publishing.