In global tätigen Unternehmen ist Englisch meist die Unternehmenssprache. Dass deutsche Mitarbeiter in solchen Firmen gut Englisch sprechen, ist in der Regel Voraussetzung. Oft wird jedoch übersehen, dass gute Englischkenntnisse alleine nicht ausreichen, um im internationalen Umfeld erfolgreich zu kommunizieren. Denn ob das gewünschte Gesprächsergebnis erreicht wird, hängt auch vom Kommunikationsstil ab. Dieser ist im deutschen Geschäftsleben sehr sachorientiert und unterscheidet sich damit deutlich von dem in vielen anderen Ländern – was häufig zu Konflikten führt. Dieser Tipp zeigt, was deutsche Mitarbeiter beachten sollten, damit die Kommunikation in internationalen Projekten dennoch klappt.

Fallbeispiel

Cliff ist Ire und arbeitet seit kurzem in einem international aufgestellten Projektteam u.a. mit zwei Deutschen, Martin und Claudia, zusammen. Auch wenn Cliff den beiden zuarbeiten soll, sind alle Teammitglieder auf der gleichen Hierarchieebene angesiedelt. Die forsche und bestimmende Art der beiden Deutschen irritiert Cliff jedoch zunehmend. Ihren Kommunikationsstil empfindet er als unhöflich und unfreundlich und er fühlt sich als Befehlsempfänger herabgesetzt. Seine hier und da in den wenigen Telefongesprächen eingeworfenen persönlichen Fragen werden einfach ignoriert oder kurz abgetan. Für ihn stimmt die Basis für eine gute Zusammenarbeit damit nicht und er zieht sich mehr und mehr zurück. Die Aufgaben, die er für sie erledigen soll, wandern auf seiner Prioritätenliste immer weiter nach unten. Ihre zahlreichen mit "urgent" gekennzeichneten E-Mails ignoriert er meist.

Auch Martin und Claudia sind unzufrieden. Cliff liefert immer viel zu spät, auch wenn sie in ihren E-Mails klar kommunizieren, wie wichtig und dringend diese Angelegenheit ist. Durch seine Arbeitsweise geraten sie mit ihrer eigenen Arbeit in Verzug. Sie verstehen nicht, warum Cliff so unzuverlässig und unkooperativ ist.

Was ist passiert?

Martin und Claudia haben mit Cliff in einer Weise kommuniziert, wie es in Deutschland im Berufsleben üblich ist: vorwiegend sachorientiert, wobei die Person des Gegenübers im Hintergrund steht. Effizienz steht für sie an oberster Stelle. Die Kommunikation mit Cliff lief vorwiegend per E-Mail ab, wobei sie kaum Interesse für ihn gezeigt haben und mit ihren Aufgaben stets gleich "mit der Tür ins Haus gefallen" sind.

In Irland dagegen – wie auch in den meisten anderen Ländern dieser Welt – ist der Beziehungsaspekt mindestens genauso wichtig wie der sachliche. Auch im Geschäftsleben will man von seinem Gegenüber etwas Persönliches erfahren, bevor man vertrauensvoll mit ihm zusammenarbeiten kann. Es wird nicht so deutlich zwischen Arbeits- und Privatleben unterschieden wie in Deutschland. Erfolgt die Kommunikation überwiegend per E-Mail, kommt die Beziehungsebene meist zu kurz. Hinzu kommt, dass in fast allen anderen Ländern indirekter kommuniziert wird als in Deutschland. Befehle und Anweisungen werden freundlich und diplomatisch als Bitten bzw. Fragen formuliert. Die starke Zielorientierung von Martin und Claudia hat somit letztendlich die Effizienz verringert statt sie zu erhöhen. Sie haben genau das Gegenteil von dem erreicht, was sie wollten.

Wie lassen sich solche Probleme in der Kommunikation vermeiden? Im Folgenden erhalten Sie einige Empfehlungen, worauf Deutsche in internationalen Projekten bei der englischsprachigen Kommunikation achten sollten.

Wertschätzung zeigen durch Höflichkeit und Freundlichkeit

Seien Sie im Zweifel lieber höflich, anstatt zu bestimmt aufzutreten und verwenden Sie im Englischen möglichst oft die Konditionalform – auch wenn Sie in deutschen Rhetorik-Seminaren vielleicht das Gegenteil gelernt haben sollten. In der internationalen Kommunikation sind "could" und "would" sehr wichtige Wörter, wenn Sie wirklich etwas erreichen wollen. Aufforderungen sollten immer ein "please" enthalten und möglichst am Ende der Mail auch bereits schon ein "Danke" vorwegnehmen. Bedanken Sie sich lieber einmal zu viel als einmal zu wenig. Und denken Sie auch an ein Lob, wenn Ihre Erwartungen voll erfüllt wurden bzw. etwas trotz Zeitdruck noch rechtzeitig abgeliefert wurde. Wertschätzen Sie die Arbeit der anderen. Es lohnt sich.

Dringlichkeit freundlich herausstellen und begründen

Wenn eine Angelegenheit dringend ist, sollten Sie dies zwar explizit herausstellen, aber bei der Formulierung der E-Mail die Aufforderung trotzdem höflich im Konditional als Bitte oder Frage verpacken. Desweiteren geben Sie bitte unbedingt einen Grund für die Dringlichkeit an. Wir kommen einer Aufforderung eher nach, wenn wir den Grund dafür kennen. Wenn also etwas wirklich dringend ist, sagen Sie unbedingt, warum diese Angelegenheit bis zum Stichtag erledigt sein muss. Zudem ist es sehr empfehlenswert, nach der Versenden der E-Mail noch einmal anzurufen. Selbst wenn Sie nur auf eine Voicemail sprechen, zeigen Sie sich damit stärker als Person und drücken aus, wie wichtig Ihnen die Angelegenheit wirklich ist. Und wenn etwas einmal nicht ganz so dringend sein sollte, nehmen Sie ruhig den Druck heraus und sagen explizit, dass diese Angelegenheit nicht "top-urgent" sei. Damit machen Sie es dem anderen einfacher, seine Prioritäten richtig zu setzen und er erkennt, dass bei Ihnen "urgent" keine Floskel ist, nur um sich hervorzutun.