Telefonkonferenzen sind heute ein fester Bestandteil des Arbeitslebens: Erstens sind sie in vielen Fällen billiger als Präsenzmeetings, da ggf. anfallende Anreisezeiten und -kosten eingespart werden; zweitens sind sie für Mitarbeiter in lokal verteilten Organisationen oft die einzige Möglichkeit, um sich zu besprechen. Projektteams, bei denen die Mitglieder in unterschiedlichen Städten oder Ländern arbeiten, nutzen Telefonkonferenzen, um Statusmeetings durchzuführen, Probleme zu klären oder Arbeitsergebnisse vorzustellen.

Damit eine Telefonkonferenz erfolgreich verläuft, müssen der Moderator und die Teilnehmer große Disziplin aufbringen. Es gilt die Regel: "Je professioneller und zielorientierter die Besprechung durchgeführt wird, desto eher werden die Ziele erreicht". Im Folgenden erfahren Sie, worauf man bei Telekonferenzen achten sollte und mit welchen Maßnahmen und Regeln man die Besprechung erleichtern kann.

Telefonkonferenzen im Projekt

Manche Präsenzmeetings im Projektmanagement lassen sich nur schwer durch Telefonkonferenzen ersetzen. Dazu gehören beispielsweise:

• Kick-off-Meetings
• Teamentwicklungen
• Konfliktklärungen
• Präsentationen

In anderen Fällen können Telefonkonferenzen eine gute Alternative zu Präsenzmeetings sein:

• Statusmeetings: Hier berichtet jeder Teilprojektleiter oder Arbeitspaketverantwortliche über den Stand der Arbeiten. Vor der Telefonkonferenz sollten den Teilnehmern die entsprechenden Unterlagen zugeschickt werden.
• Teammeetings: Wenn die Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, können die Teammeetings am Telefon stattfinden. Solche Telefonkonferenzen sind eine wichtige Ergänzung zu Präsenzmeetings, denn sie ermöglichen es den Teammitgliedern, sich regelmäßig auszutauschen.
• Vorstellung und Abstimmung von Arbeitsergebnissen: Viele Arbeitsergebnisse müssen mit Stakeholdern (Betroffene, andere Projektbeteiligte) abgestimmt werden. Das kann im Rahmen einer Telefonkonferenz geschehen. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer die Arbeitsergebnisse vor sich haben und dass die Ergebnisse verständlich und nachvollziehbar dargestellt sind.
• Problemlösungen: Bei Problemen ist eine Telefonkonferenz oft die einzige Möglichkeit, den Sachverhalt mit allen Beteiligten zu besprechen und eine Lösung zu finden - besonders wenn es eilt. Hierbei ist wichtig, dass eine Person die Moderation übernimmt und die anderen Teilnehmer durch die Telefonkonferenz führt.
• Audit - offene Fragen klären: Ein Audit sollte nicht ausschließlich am Telefon erfolgen. Wurden die Fragen schriftlich beantwortet und liegen den Auditoren die Unterlagen vor, kann man aber die noch offenen Fragen in einer Telefonkonferenz klären.

Generell gilt: Telefonkonferenzen sind sinnvoll, wenn es sich um ein strukturiertes Meeting handelt und die Interaktion zwischen den Teilnehmern nicht besonders hoch sein muss. In jedem Fall ist es hilfreich, wenn die Teilnehmer sich davor bereits einmal persönlich kennengelernt haben. Bei mehr als zehn Teilnehmern ist eine Interaktion über Telefon nicht mehr möglich.

Wenn man die Dauer der Telefonkonferenz festlegt, sollte man die Teilnehmerzahl, die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer und die Anzahl der zu besprechenden Punkte berücksichtigen. Bei zehn Teilnehmern sollte die Konferenz mindestens 30 Minuten dauern. Nach einer Stunde lässt die Konzentration der Teilnehmer stark nach. Wenn in dieser Zeit nicht alle Themen besprochen werden können, sollte mindestens eine Pause von fünf bis zehn Minuten eingeplant werden.

Telefonkonferenzen - anstrengender als Präsenzmeetings

Telefonkonferenzen sind für die Teilnehmer in der Regel anstrengender als Präsenzmeetings. Dafür gibt es folgende Gründe:

• Informationen werden ausschließlich akustisch vermittelt: Die Teilnehmer hören einander, sie können aber keinen Blickkontakt zueinander aufnehmen. Anders als bei Präsenzmeetings bleiben ihnen Mimik und Gestik der anderen Teilnehmer verborgen. Gefühlsregungen oder Betonungen der anderen müssen sie allein aus den Feinheiten von Stimme und Sprache heraushören. Den Teilnehmern fehlt jede visuelle Hilfe, das Besprochene zu erfassen.
• Redebeiträge sind schwerer zuzuordnen: In einem Präsenzmeeting kann man die Redebeiträge durch Blickkontakt und Richtungshören schnell einer Person zuordnen. In einer Telefonkonferenz dagegen kann man den Sprecher nur an seiner Stimme erkennen. Selbst wenn er seinen Namen nennt, fehlt den Zuhörern das Bild vor Augen.
• Redebeiträge werden nur begrenzt visualisiert: In einem Präsenzmeeting unterstützt der Referent seine Ausführungen oft mit Folien oder Visualisierungen am Flip Chart. In einer Telefonkonferenz ist das nur eingeschränkt möglich. Selbst wenn die Unterlagen den Teilnehmer vorliegen, müssen sie die Stelle selbst finden, auf die sich der Sprecher gerade bezieht.
• Störgeräusche und mangelnde Sprachqualität: Zusätzlich erschwert wird die Verständigung durch Störungen in der Telefonverbindung, Geräusche aus der Umgebung (z.B. am Flughafen, im Auto, Gespräche von Bürokollegen) oder mangelnde Qualität der übertragenen Sprache.

Ablauf

"Je besser das Meeting strukturiert ist, umso besser sind die Ergebnisse." Diese Regel gilt ganz besonders für Telefonkonferenzen. In einer gut strukturierten Telefonkonferenz können sich die Teilnehmer orientieren, sie wissen, wann und in welcher Form sie ihren Beitrag liefern sollen. So kann man verhindern, dass die Wortbeiträge hin und her springen und am Ende unklar bleibt, welches Ergebnis erreicht wurde. Um diese Struktur zu gewährleisten, sollte jeder Telefonkonferenz einen Moderator haben.

Eine Telefonkonferenz hat folgende Phasen: