Beim monatlichen Reporting oder anderen Auswertungen gehen alle Empfänger davon aus, dass die vorgelegten Kennzahlen stimmen. Doch wer sorgt dafür, dass die Daten fehlerlos sind? Ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Daher lohnt es sich, in Excel Techniken einzusetzen, welche die Datenerfassung so sicher und so einfach wie möglich machen. Excel hilft Ihnen, richtige von falschen Daten zu unterscheiden, indem es z.B. schon bei der Dateneingabe folgende Sachverhalte prüft:

• Sind Werte bereits vorhanden? (So verhindern Sie Dubletten.)
• Werden Datumswerte nur für den zugelassenen Zeitraum eingegeben? (So vermeiden Sie Auswertungen mit falschem Datenmaterial.)
• Stimmen die Werte mit den Vorgaben aus einer Liste überein? (Tippfehler und Abkürzungen, die spätere Auswertungen verfälschen würden, gehören damit der Vergangenheit an.)

Anhand mehrerer Beispiele erfahren Sie, wie diese Datenprüfung in der Praxis funktioniert. Beschrieben wird dabei das Vorgehen in Excel 2007 und 2010. In früheren Excel-Versionen sind die Schritte analog möglich, der entsprechende Befehlspfad ist in den Beispielen ebenfalls angegeben.

Bild 1: Befehl Datenüberprüfung unter Daten / Datentools in Excel 2007 und 2010 (Screenshot: Excel 2010).

Beispiel 1: Doppelte Werte bei den Projektnummern vermeiden

In einer Liste mit IT-Projekten – zu sehen in Bild 2 – möchten Sie in Spalte C jedem Projekt eine Nummer zuweisen. Excel soll dafür sorgen, dass jede Nummer nur ein einziges Mal vergeben werden kann. Geben Sie versehentlich eine Nummer zum zweiten Mal ein, verhindert Excel dies mit einem entsprechenden Hinweis.

Bild 2: Dubletten bei der Vergabe von Projektnummern vermeiden.

So gehen Sie vor:

1. Markieren Sie den Zellbereich, in den die Projektnummern eingegeben werden sollen – im vorliegenden Beispiel ist das C4 bis C17 – und klicken Sie in der Registerkarte Daten auf Datenüberprüfung. Bis Excel 2003 wählen Sie nach dem Markieren die Befehlsfolge Daten / Gültigkeit.
2. Klicken Sie in der Registerkarte "Einstellungen" unter "Zulassen" den Eintrag "Benutzerdefiniert" an.
3. Tragen Sie in das Eingabefeld unter Formel die folgende Formel ein:
   =ZÄHLENWENN($C$4:$C$17;C4)=1 und beenden Sie Ihre Eingabe mit "OK".

Die Formel ermittelt, ob im Bereich C4 bis C17 (die $-Zeichen sorgen für den Bezug auf genau diesen Bereich) Werte eingegeben werden, die maximal einmal vorkommen. Trifft diese Bedingung zu, wird die Eingabe einer Projektnummer zugelassen. Wird versehentlich eine bereits vorhandene Nummer ein zweites Mal eingetippt, erscheint beim Betätigen der Eingabetaste eine Fehlermeldung (Bild 3).

Bild 3: Im Fall einer doppelten Eingabe erscheint diese Meldung.

Beispiel 2: In der Datumsspalte nur Werte aus dem 2. Halbjahr zulassen

In der Liste der IT-Projekte für das 2. Halbjahr 2010 sollen die Anwender in der Spalte E (Startdatum) logischerweise nur Datumswerte für das 2. Halbjahr eintragen können. Auch diese Aufgabenstellung lösen Sie mit wenig Aufwand über die Datenprüfung. So gehen Sie vor:

1. Markieren Sie zuerst wieder den Bereich, für den die Eingabe eingeschränkt werden soll – im vorliegenden Beispiel ist es E4 bis E17.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten wieder auf Datenüberprüfung. Bis Excel 2003 wählen Sie nach dem Markieren die Befehlsfolge Daten / Gültigkeit.
3. Wählen Sie in der Registerkarte "Einstellungen" diesmal unter "Zulassen" den Eintrag "Datum" aus.
4. Tragen Sie bei "Anfangsdatum" und "Enddatum" die entsprechenden Daten ein – für das Beispiel also 01.07.2010 und 31.12.2010 und schließen Sie Ihre Eingabe mit "OK" ab.

Bild 4: Die Eingabe der Datumswerte auf das 2. Halbjahr 2010 beschränken.

Beispiel 3: Nur Werte aus einer vorgeschriebenen Liste zulassen