Das sog. Subsidiaritätsprinzip besagt, dass jede Führungsebene alle Entscheidungen selbst treffen soll, zu der sie befähigt ist. Dies führt im Normalfall zur konsequenten Delegation von Aufgaben von oben nach unten, so wie es im Konzept des Management by Delegation vorgesehen ist. Die Delegation einer Aufgabe muss aber gemäß dem Kongruenzprinzip stets mit der Erteilung der dafür erforderlichen Befugnisse verbunden sein.
Falls eine Entscheidungsebene mit einer Situation konfrontiert ist, die sie nicht mehr selbständig bewältigen kann, muss sie diese auf die nächst höhere Hierarchiestufe eskalieren. Dies ist das Prinzip des Managements by Exception. Beispielsweise kann im Verlauf eines Projekts die Notwendigkeit einer Budgeterhöhung auftreten, die über den Entscheidungsrahmen des Projektleiters hinausgeht. In diesem Fall muss er den Lenkungsausschuss oder den Auftraggeber anrufen. Diese müssen dann entscheiden, ob z.B. das Budget erhöht, das Projektziel reduziert oder das ganze Projekt gestoppt wird.
Im allgemeinen Sprachgebrauch bedeutet Eskalation die Intensivierung einer Konflikt- oder Krisensituation. Ursache dafür ist, dass ein sich selbst verstärkender Regelkreis (positive Rückkopplung) den Konflikt oder die Krise verschärft. Beispielsweise kann ein Liquiditätsengpass dazu führen, dass die Bank die Bonität des Unternehmens anzweifelt und deshalb den Kreditrahmen reduziert, was wiederum die Liquidität verringert.
Das Anrufen einer höheren Hierarchiestufe und die Intensivierung einer Krisen- oder Konfliktsituation treten sehr oft gemeinsam auf. Daher erfolgt oft keine genaue Abgrenzung der beiden Bedeutungen von "Eskalation". Dennoch handelt es sich um zwei klar zu unterscheidende Effekte.
So kann z.B. eine sich zuspitzende Krisensituation auch ohne Einschaltung einer höheren Führungsebene gelöst werden. Beispielsweise kann ein Projekteiter durch Aushandeln von Zahlungsbedingungen und Verschieben kostenintensiver Arbeitspakte auch selbst die Liquidität eines Projekts verbessern. Ebenso bedeutet die Eskalation einer Entscheidung nicht automatisch eine Krisensituation. Auch ein Änderungsantrag kann eine Eskalation erfordern, wenn dessen Reichweite die Befugnisse des Projektmanagers überschreitet.
Die sorgfältige Unterscheidung der beiden Bedeutungen von Eskalation ist deshalb so wichtig, weil mit der Eskalation einer Krise oder eines Konflikts eine stark negative Bewertung verbunden ist. Den zuständigen Führungskräften wird dabei entweder ein Mangel an Autorität oder Qualifikation unterstellt, da sie nicht in der Lage waren, die Eskalation zu verhindern. Diese negative Bewertung des Begriffs "Eskalation" führt dazu, dass Verantwortliche zögern, die Unterstützung der nächsthöheren Hierarchiestufe anzufordern, da sie dies als Eingeständnis von Schwäche oder Inkompetenz empfinden.
Innerhalb einer Organisation, d.h. auch innerhalb einer Projektorganisation, sollten deshalb klare, verbindliche und von allen Beteiligten anerkannte Regeln zur Eskalation von Entscheidungen vereinbart und kommuniziert werden.
