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Ich kenne Projektleiter, deren Kalender sieht durchgehend aus wie ein sehr kleinteiliges Mosaik. Im Halbstundentakt reiht sich von Montag bis Freitag ein Meeting an das andere. Einerseits gut, wenn der Projektleiter gut strukturiert und effizient arbeitet. Andererseits bedenklich, wenn über längere Zeit wenig Zeit zum Reflektieren und Nachdenken bleibt.
Es gibt dieses alte Geduldsspiel, das Schieberätsel mit 16 Feldern, in dem man auf einem kleinen Tablett die Zahlen von 1 bis 15 hintereinander anordnen kann. Das freie 16. Feld brauchen Sie unbedingt, um die Felder zu bewegen. Ist das Feld besetzt, funktioniert das Spiel nicht mehr.
Mit Projekten ist es vergleichbar. Ist im übertragenen Sinn jeder Raum im Projekt effizient ausgeplant, kann sich das Projekt im wahrsten Sinne des Wortes "nicht mehr rühren".
Daher ist eine wichtige Fähigkeit in Projekten, auch mal das Tempo zu drosseln. Hierfür muss es die Möglichkeit geben, Projektbeteiligte, Kunden und Projektmitarbeiter dazu zu bringen, dass sie sich öffnen und mehr zum gerade aktuellen Thema erzählen. Das ist nicht nur bei kniffligen Situationen oder gar Konflikten hilfreich, sondern auch in den verschiedensten Situationen des Projektalltags: bei der Anforderungsanalyse, der Problemanalyse, beim Start des Auftragsklärungs-Prozesses, beim Definieren und Bewerten von Risiken etc. Immer dann, wenn der Zuhörer darauf angewiesen ist, Zusammenhänge kennenzulernen, hilft es, Geschwindigkeit aus der Gesprächsrunde herauszunehmen – zugunsten der vollständigeren Antworten.
Eine der effizientesten Methoden dafür ist die 3-Sekunden-Regel ("die Entdeckung der Langsamkeit"):
Die Wirkung von 3 bis 5 Sekunden Nach-Denk-Zeit auf Ihren Gesprächspartner und Sie selbst ist verblüffend:
Antworten werden entscheidend länger und umfangreicher. Der Gesprächspartner hat plötzlich die Ruhe, auch komplexe Zusammenhänge zu erläutern. Außerdem verändert der Gesprächspartner seine Haltung im Gespräch. Von "Informationen weitergeben" geht das Gespräch über zu "Argumente logisch aufbauen und erläutern". Dann sind Sie im Gespräch an dem Punkt, dass Sie tiefergehende Zusammenhänge erkennen und nicht nur Fakten zur Abarbeitung sammeln.
Auch kommen manche Ideen beim Erzählen: Die Kreativität des Redners in Bezug auf das Thema wird geweckt. Mit einer kleinen Gedankenpause geben Sie dem Redner Zeit, sich auf das Wesentliche zu besinnen. Und noch ein wichtiger Aspekt: die Gesprächsatmosphäre verändert sich. Das langsamere Tempo vermittelt Sicherheit, so dass auch kritische Themen angesprochen werden können.
Auf diese Weise wird der Kern des Gesprächs der Wissensaustausch, der viel umfassender ist, als die Weitergabe von Fakten. Wissen über Zusammenhänge, welches sich hinter den Fakten "versteckt", wird sichtbar, wenn man sich nur die Zeit dafür nimmt.
