Wie oft habe ich mir schon vorgenommen, im neuen Jahr effizientere Besprechungen zu halten, knackigere Statusberichte zu schreiben, mich endlich mehr um die Dokumentation zu kümmern, regelmäßig Risikomanagement zu betreiben und so fort. Und, wie erfolgreich war ich damit? Raten Sie einmal – die Realität hat mich natürlich sehr schnell eingeholt und die Vorsätze plattgemacht. Ich möchte Ihnen selbstverständlich mit diesem Text ein schlechtes Gewissen bereiten, denn wir haben aktuell ja erst Februar und noch haben Sie die Möglichkeit, damit zu beginnen, ihre eigenen Vorsätze (in Bezug auf ihre eigenen Projekte) dieses Jahr auch ganz sicher noch rechtzeitig zu verwirklichen.

Immer dann, wenn ich etwas über gute Vorsätze lese, erinnere ich mich an meine Großmutter und ihren Spruch: Der Weg zur Hölle ist mit guten Vorsätzen gepflastert. Und immer wieder bekomme ich dann das Gefühl, dass meine Großmutter damit recht hatte! Nicht, dass sie mich falsch verstehen, mein Ansinnen es ist nicht, sie jetzt unter Druck zu setzen, da sie es vermutlich zu Beginn des Jahres mit all den anstehenden, überfälligen und dringenden Aufgaben ihrer Projekte schon wieder sind. Im Gegenteil, wie wäre es denn, sich einen Augenblick zurück zu lehnen und sich zu gönnen, ein klein wenig Druck herauszunehmen?

Bild: Wie war das nochmal mit den guten Vorsätzen?

Meine Not-to-do Liste

Falls Sie die Känguruchroniken (Marc Uwe Kling) kennen sollten, sind Sie vielleicht schon vertraut mit dem außerordentlich einfachen, doch hoch performanten Werkzeug der "Not-to-do-Liste". In mein Arbeitsleben – und insbesondere in mein Projektleben – hat dieses Werkzeug nicht bloß Einzug gehalten. Ich möchte sogar sagen, dass mir meine Not-to-do-Liste in der Zwischenzeit schon richtig ans Herz gewachsen ist und mir immer wieder Freude bereitet!

In dieser Liste landen Tätigkeiten, die ich mit allerhöchstem Engagement NICHT tun werde, beispielsweise:

• noch mehr Arbeit mit nach Hause nehmen
• die Projektdokumentation ergänzen, wenn sich sonst niemand findet
• endlich lernen, das Wort "Project Health Check" richtig auszusprechen
• eine fiktive E-Mail-Adresse anlegen, an die ich alle Projekt-E--Mails automatisch weiterleite
• Projektbesprechungen schwänzen

Neuere Einträge sind:

• alternative Fakten erfinden, wenn mir zum Statusbericht nichts einfällt
• alle eingehenden Mails mit mehr als fünf Personen im CC direkt auf Twitter posten
• meinen Projekt-Stakeholdern endlich einmal die ganze Wahrheit sagen
• das Funktionspostfach ungelesen löschen

Aufgrund konkreter Vorschläge meines persönlichen Umfelds aufgenommen habe ich:

• meinen Ärger mit nach Hause nehmen, wenn mich das Projekt zum Wahnsinn treibt
• nachts, wenn ich aufwache, meine Mails checken

und noch viele andere (äußerst private) Einträge, die ich Ihnen hier natürlich nicht verrate. Allein der Blick in meine Not-to-do-Liste macht mir Spaß, und es kommen tatsächlich immer wieder Einträge dazu.

Ballast abwerfen

Vielleicht besitzen auch sie eine Sammlung lieb gewonnener und schon längst unnützer oder überflüssiger Dinge, ein Sammelsurium von Erinnerungen oder einen Stapel begonnener und nicht fertiggelesene Bücher. Was mir ungemein gut tut ist, immer wieder einmal Ballast abzuwerfen, sprich: Mich von diesen Dingen zu trennen. Was mit alten Lieblingspullis, längst nicht mehr aktuellen Schals und CDs aus wilden Jahren funktioniert, das funktioniert auch in Projekten – so meine persönliche Erfahrung.

Tote Verzeichnisse und schwarze Löcher

Portale wie etwa Sharepoint neigen dazu, derartige Ansammlungen zu fördern; seien es nun Verzeichnisse, von denen irgendwann keiner mehr weiß, wer sie angelegt hat und zu welchem Zweck oder Strukturen, die sich als völlig unbrauchbar erwiesen haben, aber nie (aus welchem Grund auch immer) gelöscht werden. Auch einfache Projektverzeichnisse können durchaus solche tiefgründigen Datengräber beinhalten.

Meine Devise dazu: Augen zu und durch. Anfang des Jahres archiviere ich alle derartigen "schwarzen Löcher" und lösche sie anschließend. Zwar kommt es so gut wie nie vor, dass tatsächlich irgendwann einmal irgendjemand Bedarf anmeldet, die Inhalte einsehen zu können. Dennoch kann "einfach nur löschen" sich später als fatale Entscheidung herausstellen; werden die Inhalte archiviert, ist dieses Risiko gebannt.

Rohrkrepierer

Damit meine ich all jene Konzepte und Machwerkwerke, die sich kurz nach Beginn der Bearbeitung als Fehlentscheidung, überflüssig oder vom Management nicht gewollt herausgestellt haben. Es ist Arbeit und Engagement hineingeflossen, daher fällt es schwer, sich davon zu trennen. Doch es tut unwahrscheinlich gut, derart "alte Zöpfe abzuschneiden" und sich unbelastet neuen Aufgaben zuzuwenden. Also weg damit! Archivieren und löschen.

Fast fertige Aufgaben des alten Jahres

Wer kennt sie nicht, die ewig fast fertigen Aufgaben, die so unangenehm sind, dass sie sich von einem Monat zum anderen weiter schleichen können, weil niemand sie anfassen will. Auch Dinge, die tatsächlich Spaß machen würden, aber immer wieder dringenderen und wichtigeren Aufgaben weichen müssen, belegen Platz im Speicher – nicht nur in den Köpfen der Beteiligten, sondern auch auf Festplatten, in Terminkalendern oder To-do-Listen. Mein Konzept, Augen zu und durch, funktioniert auch hier. Ich vertrete die Auffassung, bevor etwas Neues hereinkommen darf, muss Altes rausfliegen. Zugegeben, was mit dem Kleiderschrank oder dem Bücherregal funktioniert, ist für Projekte nur bedingt anwendbar. Doch einen Versuch ist es wert!

So beginne ich die Arbeitstage des neuen Jahres damit, alles zu erledigen und fertig zu stellen, was vom alten Jahr offengeblieben ist und als unnötiger Ballast meine Gedanken blockiert. Erst dann gestatte ich mir, neue Dinge anzupacken. Bei meinen Schreibprojekten funktioniert das sogar sehr gut, wobei es ehrlich gesagt nicht wirklich Spaß macht. Das gute Gefühl, das automatisch einkehrt, sobald ich mich dann mit freiem Kopf und voller Begeisterung den neuen Projekten widmen kann, reicht anscheinend als Belohnung völlig aus, denn ich halte es tatsächlich jedes Jahr durch.