Egal ob ein Projekt gut oder schlecht läuft, die geplanten Budgets eingehalten oder maßlos überschritten werden, in jedem Fall sollte der Projektleiter alle Projektbeteiligten je nach Rolle durch aussagekräftige und gezielt zusammengestellte Berichte über den Status des Projekts informieren. Durch die Art und Form des Berichtswesens sowie die Aufbereitung der Inhalte legt er zudem die Basis für ein wirksames Projektmarketing. Ein transparentes Berichtswesen dient aber nicht nur der Information, es ist auch Grundlage für die gezielte Steuerung und Durchführung von Maßnahmen bei Projektschieflagen.

Serverbasierte Projektmanagement-Lösungen bieten in der Regel ein Instrumentarium für das Berichtswesen, welches auf Knopfdruck alle relevanten Informationen an die verschiedenen Zielgruppen bereitstellt. Allerdings steht nicht allen Projektleitern ein serverbasiertes Projektmanagement-Werkzeug inklusive komfortablem Berichtswesen zur Verfügung. Ein Großteil der Nutzer arbeitet lokal mit Microsoft Excel und investiert hier eine Menge Zeit für eine individuelle Darstellung der Projektstatus. Noch schlechter ging es in der Vergangenheit den Anwendern von Microsoft Project. Bis zur Version 2010 bot Microsoft Project eine, vorsichtig ausgedrückt, rudimentäre und unfertige Funktion zur Darstellung von Projekt- und Ressourcendaten für das Projektcontrolling. Damit ließen sich zwar einfache tabellarische Übersichten erstellen, diese waren jedoch nicht wirklich anpassbar und entsprachen nicht den Anforderungen an ein übersichtliches Reporting. Die zusätzliche und immer noch verfügbare Funktion "Visuelle Berichte" wirkt zwar mit Ihrer Exportfunktion nach Microsoft Excel und Microsoft Visio auf den ersten Blick interessant. Ansprechende Berichte lassen sich aber auch hier nur mit viel Mühen und Improvisationskünsten erstellen.

Die neuen Funktionen für das Berichtswesen

Die aktuelle Version Microsoft Project 2013 beschreitet im Berichtswesen neue Wege. Hat sich Microsoft die Kritik vieler Anwender aus den letzten 24 Jahren, seit Erscheinen der ersten Microsoft Project-Version, zu Herzen genommen und endlich ausgereifte Funktionen für das Berichtswesen bereitgestellt? Scheinbar ja, denn über das neue Menüband Bericht wird eine Vielzahl neuer Funktionen angeboten.

Hier die Eckpunkte:

• Es steht eine Auswahl an vorgefertigten, flexibel anpassbaren Berichten mit tabellarischen und grafischen Gestaltungsoptionen zur Verfügung.
• Nahezu alle Felder aus einem Projektplan lassen sich für Berichte nutzen, inklusive Ressourcen- und Zuordnungsdaten.
• Berichte und Berichtsvorlagen können individuell gestaltet und gespeichert werden.
• Bedienung und Funktionen lehnen sich stark an Microsoft Excel und PowerPoint an und sind dadurch leicht erlernbar.
• Berichte lassen sich in beliebige Drittanwendung exportieren.

Anstatt statische kaum anpassbare Berichte bereitzustellen, wie bei der Vorgängerversion, setzt Microsoft Project 2013 auf die bereits bewährten Funktionen in der Diagrammerstellung von Microsoft Excel auf. Aus dem Datenvorrat einer Microsoft Project-Datei kann ein Großteil der Felder aus Vorgangs- und Ressourcentabellen flexibel ausgewählt werden. Hierfür stehen im Weiteren komfortable Filter- und Gruppierungsfunktionen zur Verfügung. Die ausgewählten Daten können sowohl tabellarisch als auch per Diagramm in nahezu jeder gewünschten Form aufbereitet werden.

Neben der Option der individuellen Berichtserstellung bietet Microsoft Project 2013 standardmäßig bereits eine große Auswahl an vorgefertigten Berichten, die in folgende Gruppen unterteilt sind (Bild 1):

Dashboards: Übergreifende Sichten über den Projektstatus, Kosten etc.

Ressourcen: Sichten über den Ressourcenstatus

Kosten: Aufbereitung von verschiedenen Kostendarstellung

In Bearbeitung: Darstellung des Bearbeitungsstatus des Projekts