Ist-Situation in Projekten

In vielen Firmen wird die Kommunikation im Projekt noch mit unterschiedlichen Systemen abgewickelt. Jedes Projektmitglied oder jede einzelne Teilgruppe hat ihre eigene Dokumentenablage.

Ein Beispiel

An einem Entwicklungsprojekt arbeiten Mitarbeiter verschiedener Firmen und Freiberufler für ein oder mehrere Jahre zusammen. In dieser Zeit wird eine Vielzahl neuer Dokumente erstellt und per E-Mail, Fax, als gedruckter oder auf Datenträger gespeicherter Text zwischen den einzelnen Projektmitarbeitern ausgetauscht. Die Dokumente liegen verteilt in lokalen Verzeichnissen der Mitarbeiter oder in firmeneigenen Netzwerken. Sie werden im Projektverlauf immer wieder aktualisiert oder erweitert und erneut an die Teammitglieder verschickt.

Bild 1: Informationen werden über verschiedene Kanäle verteilt.

Die Projektbeteiligten kommunizieren untereinander per E-Mail und koordinieren ihre Besprechungstermine ebenfalls per E-Mail oder am Telefon. Diese E-Mails liegen in den Postfächern der einzelnen Mitglieder. Für die Statusberichte werden regelmäßig wichtige Informationen von verschiedenen Stellen gesammelt und zusammengefasst. Am Projektende erhält der Auftraggeber die gesamten vorhandenen Informationen soweit möglich in Papierform oder auf Speichermedien, wie z.B. auf CD-ROM.

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus?

Das geschilderte Beispiel birgt einige Nachteile:

• Statusberichte "verstauben" entweder in der Dateiablage oder werden nicht mehr gefunden.
• Viel Zeit wird für die Suche nach Dokumenten benötigt, die sich an verschiedenen Orten befinden.
• Unterschiedliche Versionen der Dokumente sind im Umlauf.
• Mehrarbeit durch Redundanzen: Projektteam A hat bereits Vorlagen, Checklisten und Berichte erstellt ohne dass Projektteam B davon weiß. Projektteam B erstellt deshalb die gleichen Dokumente nochmals.
• Für den Statusbericht müssen die einzelnen Daten aus den unterschiedlichen Systemen zusammengesucht werden.
• Fehlende Transparenz: Der Auftraggeber hat keinen direkten Einblick in den Projektstatus. Er muss den Status explizit abfragen.
• Informationen sind nur teilweise für alle verfügbar, da sie nicht zentral an einem Ort gespeichert sind.
• Daten, die ein Mitarbeiter lokal auf seinem PC erstellt hat, sind für andere meist nicht oder nur schwer zugänglich. Wenn dieser Mitarbeiter ausfällt, z.B. bei Krankheit, müssen die Daten eventuell erneut erfasst und berechnet werden.
• Der Projektleiter hält die Projektergebnisse fest und analysiert sie für seine zukünftigen Projekte. Leider profitiert sonst niemand davon, weil sie sich auf der Festplatte seines Laptops befinden.

Mehr als 50% Aufwand für das Kommunikationsmanagement

Die Unternehmensberatung Campana & Schott GmbH (www.campana-schott.de) hat in Zusammenarbeit mit der Uni Frankfurt, Institut für Wirtschaftsinformatik, eine Studie über "Aufwände im Projektmanagement" erstellt. Darin wurden stichprobenartig die Prozesse für Abstimmung und Kommunikation (z.B. Meetings, Telefonate) in 25 Unternehmen untersucht. Die Studie zeigte, dass der Anteil an Kommunikationsmanagement im Projekt inzwischen bei über 50% liegt. In internationalen Projekten ist der Aufwand aufgrund des höheren Abstimmungsaufwands sogar noch höher - mit steigender Tendenz. Dabei müssen Projekte heute mit knapperem Budget und kürzeren Laufzeiten abgewickelt werden.

Häufige Fragen, die während eines Projekts gestellt werden, sind z.B.:

• Wo ist die aktuelle Version eines Dokuments?
• Was hat wer bis wann zu tun?
• Welche Anforderungen stellt der Kunde?
• Wo sind die Dokumente/Informationen von externen Lieferanten?
• Wann trifft die angeforderte Lieferung ein?
• Wie ist der Status des Gesamtprojekts (Termin, Kosten, Qualität)?

Ein Projektportal kann den Koordinationsaufwand im Informations- und Kommunikationsmanagement stark verringern.

Alternative Projektportal?

Ein Portal ist eine Webseite im Internet oder Intranet, die den Besuchern eine einfache und übersichtliche Navigation ermöglicht. In einem zentralen Bereich findet der Nutzer alle für das Projekt notwendigen sowie projektübergreifende Informationen. Ein Projektportal kann projektbezogen innerhalb eines Projekts und/oder firmenweit für das Multi-Projektmanagement eingesetzt werden.

Nutzen eines Projektportals

Der Einsatz eines Projektportals