Mit einer gründlichen Vorbereitung Ihrer Präsentation tragen Sie wesentlich zum Gesamterfolg Ihres Vortrags bei. Ein reibungsloser Ablauf vermittelt einen professionellen Eindruck. Wenn Sie nachfolgende Tipps beachten und sie wie eine Checkliste vor Ihrer Präsentation benutzen, kann eigentlich nichts mehr schief gehen.
Bei Präsentationen gilt der Spruch: "Lieber zu wenig als zuviel". Präsentationsfolien, die mit Text überladen sind, werden vom Gegenüber nicht mehr aufgenommen. Für eine gute Lesbarkeit ist es außerdem wichtig, auf eine ausreichend große Schriftgröße (mind. 14 Punkt) zu achten. Um nicht von den wesentlichen Informationen abzulenken, sollten Sie bei der Farbgebung und mit der Verwendung von Animationen sparsam umgehen.
Falls Sie selbst nicht den Vortrag halten, sondern eine Präsentation im Auftrag erstellen, sollten Sie die Arbeitsweise des Referenten beachten: z.B. mit welchen technischen Hilfsmitteln ist der Referent vertraut? (Overhead oder Beamer). Personen, die noch nie mit einem Beamer gearbeitet und Angst vor Technik haben, sollte man nicht mit moderner Technik überfordern. Das wäre nur ein zusätzlicher unnötiger Stressfaktor.
Fragen Sie vor der Präsentation nach der Zielgruppe. Wer sind die Teilnehmer der Präsentation? Entscheider, Abteilungsleiter oder Mitarbeiter? Entsprechend ist die Präsentation zu gestalten. Für Entscheider sind nur die wichtigsten Fakten und Key Points relevant. Idealerweise ist hier eine Entscheidungsvorlage zu erstellen, in der Sie zwei bis drei Alternativen vorgeben und eine Lösung empfehlen. Bei "Nicht-Fachleuten" sollten Sie darauf achten, dass Ihre Präsentation verständlich ist und keine Fremdwörter oder Branchen-Slang enthält.
Wollen Sie nur informieren oder auch überzeugen? Das hat erheblichen Einfluss auf den Aufbau der Präsentation. Ist Ihr Ziel z.B. ein Verkaufsabschluss, dann sollten Sie sich die besten Argumente für den Schluss der Präsentation aufheben und die Präsentation mit einer Frage enden lassen, so dass Sie den Ball an den Kunden abgeben und er aktiv werden muss.
Versetzen Sie sich bei der Erstellung geistig in die Rolle des Gegenübers, so können Sie die Wirkung Ihrer Folien überprüfen. Üben Sie die Präsentation vor Kollegen oder Bekannten und bitten Sie um konstruktives Feedback.
Achten Sie darauf, dass Sie bei der Erstellung immer das Ziel im Auge behalten. Was wollen Sie mit der Präsentation erreichen?
Wieviel Zeit haben Sie für die Präsentation? Faustregel sind fünf bis zehn Minuten je Folie. Auch hier gilt: "Weniger ist mehr". Notfalls erstellen Sie Backup-Folien mit ausführlicheren Informationen, die Sie im Bedarfsfall in den Vortrag mit einbauen können. Planen Sie immer genügend Zeit für (Zwischen)Fragen ein. Sind Sie nicht der einzige Redner, sorgt ein Puffer auch dafür, dass die Teilnehmer genügend Zeit haben, um sich auf den nächsten Vortrag vorzubereiten.
Klären Sie rechtzeitig ab, ob den Teilnehmern gedrucktes Informationsmaterial (Hand-outs) mitgegeben werden sollen. Wenn ja, in welcher Stückzahl?
Überprüfen Sie die Lichtverhältnisse und die Akustik. Ist unter Umständen ein Mikrofon notwendig? Sind Leinwand oder Overhead-Projektor vorhanden, funktioniert der Laptop mit Beamer, steht die Leitung für die Live-Präsentation aus dem Internet? Ist die Übertragungsgeschwindigkeit akzeptabel?
