"Ich bin mir sicher, wir werden in diesem Projekt vertrauensvoll zusammenarbeiten!" So versuchen viele Projektleiter zu Beginn eines Projekts den "Teamgeist" zu beschwören. Die Aussage drückt die Hoffnung des Projektleiters aus, dass die Zusammenarbeit im Projekt möglichst reibungslos verläuft. Meist ist sich auch das Projektteam einig in dem Wunsch, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit herzustellen. Offen bleibt dabei, wie dieses Vertrauen hergestellt werden kann – besonders, wenn seine Mitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten.

Projektteams, die örtlich zusammenarbeiten, können zeitnah und im persönlichen Gespräch Konflikte besprechen und klären. Mitglieder virtueller Teams, die teilweise über große Entfernungen hinweg zusammenarbeiten und vorrangig über elektronische Medien kommunizieren, müssen ohne diesen persönlichen Austausch zurechtkommen. Gerade eine gute Zusammenarbeit über die Distanz setzt voraus, dass jeder Einzelne sein Kommunikations- und Kooperationsverhalten auf die Bedürfnisse der anderen Teammitglieder abstimmt. Die Entwicklung einer vertrauensvollen Zusammenarbeit darf deshalb nicht dem Zufall überlassen werden.

Dieser Tipp zeigt Projektleitern, wie sie auf pragmatische Weise darauf einwirken können, dass die Mitglieder ihres virtuellen Projektteams Vertrauen zueinander entwickeln und dieses Vertrauen auch erhalten bleibt.

Vor Projektbeginn die Teambildung einleiten

Anspruchsvolle Projektziele erfordern eine schnelle und gute Zusammenarbeit im Projektteam selbst. Projektleiter sollten deshalb den Teambildungsprozess schon vor der fachlichen Arbeit anstoßen, sobald bekannt ist, wer zum virtuellen Team gehört.

Und so gehen Sie vor:

• Richten Sie im Intranet eine eigene Projektteamseite mit Forum ein, auf der die Teammitglieder sich einander vorstellen und zueinander Kontakt aufnehmen können.  
• Erstellen Sie zunächst Ihr eigenes Profil. Es sollte Ihre Erwartungen an das Projekt und an die virtuelle Zusammenarbeit sowie Ihre Sichtweise des Projektziels enthalten, aber auch einige persönliche Daten. Sie geben so einen Vertrauensvorschuss und setzen sich zugleich dem Risiko aus, dass Ihre Ansichten kritisiert werden. Dies kann die Mitglieder Ihres Projektteams ermutigen, sich auch persönlich einzubringen.
• Laden Sie die Teammitglieder ein, Ihrem Beispiel zu folgen, und regen Sie an, sich untereinander auszutauschen, um sich kennenzulernen.

Persönliche Begegnungen ermöglichen

Gerade weil in virtuellen Projektteams die Kommunikation über elektronische Medien dominiert, sollten Sie das Projekt mit einem Präsenztreffen beginnen. Nach meiner Erfahrung arbeitet ein Projektteam wesentlich erfolgreicher, wenn frühzeitig persönliche Kontakte stattfinden, sodass ein "Wir"-Gefühl entstehen kann. Da die einzelnen Teammitglieder ihrem eigenen Arbeitsumfeld verbunden bleiben, betrachten sie die virtuelle Teamarbeit eher aus einer inneren Distanz. Das Präsenztreffen hilft, diese Distanz zu verringern und zu einem gemeinsamen Verständnis über die künftige virtuelle Zusammenarbeit zu kommen.

Und so gehen Sie vor:

• Achten Sie darauf, dass neben der Behandlung der fachlichen Themen auch die Formen der virtuellen Zusammenarbeit besprochen werden, z.B. die Art und Weise der elektronischen Kommunikation.
• Sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder ihre unterschiedlichen Erwartungen bezüglich der virtuellen Zusammenarbeit äußern und diskutieren.

Verhaltensregeln erarbeiten – Verbindlichkeit herstellen

Im Projektalltag gibt es viele Arbeitspakete, die zeit- aber auch qualitätskritisch aufeinander aufbauen. Störungen, welche die Arbeit der anderen Teammitglieder und den Projektfortschritt behindern, sind häufig der Anlass dafür, dass Konflikte entstehen und Misstrauen um sich greift. Vertrauen dagegen entwickelt sich, wenn die Teammitglieder ihren Verpflichtungen zuverlässig nachkommen oder Schwierigkeiten zumindest rechtzeitig kommunizieren. Hierfür ist es sinnvoll, gemeinsam mit dem Team verbindliche Verhaltensregeln zu entwickeln.

Und so gehen Sie vor:

• Legen Sie gemeinsam fest, wie projektrelevante Informationen weiterzugeben sind (wer informiert wen) und wie schnell auf Anfragen zu antworten ist. Vereinbaren Sie mit den Teammitgliedern, dass diese nur persönlich und nie per E-Mail auf Schwierigkeiten und Fehler anderer aufmerksam machen, dass nur verbindliche Zusagen getroffen werden, aber auch, wie besondere Leistungen zu würdigen sind.
• Die zuverlässige Einhaltung von Absprachen ist besonders gefährdet, wenn es durch "projektferne" Verpflichtungen (Linienarbeit) zu Loyalitätskonflikten kommt. Legen Sie ein Vorgehen für den Fall fest, dass ein Teammitglied seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann. So teilt dieses z.B. eine Terminverschiebung bereits mit, wenn sie sich andeutet, und schlägt einen neuen, verbindlichen Termin vor. Sie prüfen dann, ob Sie der Terminverschiebung zustimmen können. Falls nicht, stimmen Sie mit dem Mitarbeiter die weitere Vorgehensweise ab.  

In die Beziehungen investieren

Um als Projektteam zusammenzuwachsen, ist es erforderlich, mit unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen respektvoll umzugehen. Das Gleiche gilt für Annahmen, die unsicher sind, wie z.B. Hinweise auf mögliche Risiken. Die Teammitglieder sollten selbst Verantwortung für das Gelingen der virtuellen Zusammenarbeit übernehmen. Die zunehmende Vertrautheit untereinander stärkt die Offenheit und Ehrlichkeit – was wiederum das Vertrauen wachsen lässt.