Mit Projektzeiterfassung zu mehr Planungssicherheit in Projekten

InLoox

Es ist keine Seltenheit, dass ein Projekt länger dauert und mehr kostet als erwartet. Viele Unternehmen kämpfen mit der Termintreue in ihren Projekten. Wie die Projektzeiterfassung hier Abhilfe schaffen kann und warum nicht nur Dienstleistungsunternehmen von der Erfassung von Projektarbeitsstunden profitieren, klärt dieser Beitrag.

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Mit Projektzeiterfassung zu mehr Planungssicherheit in Projekten

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Es ist keine Seltenheit, dass ein Projekt länger dauert und mehr kostet als erwartet. Viele Unternehmen kämpfen mit der Termintreue in ihren Projekten. Wie die Projektzeiterfassung hier Abhilfe schaffen kann und warum nicht nur Dienstleistungsunternehmen von der Erfassung von Projektarbeitsstunden profitieren, klärt dieser Beitrag.

Die Erfassung von Projektarbeitsstunden hat sich in den letzten Jahren vor allem in Dienstleistungsunternehmen wie beispielweise Agenturen oder Architekturbüros etabliert. Grund dafür ist häufig die realitätsgetreue Weiterverrechnung der erbrachten Leistungen an die Kunden. Doch auch darüber hinaus kann die Projektzeiterfassung Mehrwert und besonders strategische Vorteile schaffen – auch für Organisationen, deren Kerngeschäft nicht im Dienstleistungssektor liegt. Einer der wichtigsten Gründe, weshalb Projektteams ihre Zeitaufwände dokumentieren sollten, ist die Steigerung der Planungssicherheit für projektorientierte Vorhaben, welche Unternehmen langfristig gesehen Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz sichern kann.

Was ist Projektzeiterfassung?

Wenn von Zeiterfassung in Projekten gesprochen wird, ist es wichtig diesen Begriff grundlegend zu definieren und von der klassischen Arbeitszeiterfassung abzugrenzen. Während es bei der Arbeitszeiterfassung lediglich um Start und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie der Pausen geht, dreht sich die Projektzeiterfassung um die Dokumentation der Zeitaufwände für bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten. Zeiterfassung in Projekten bedeutet die Aufzeichnung aller Aufwände, die für die Erledigung einer Projektaufgabe notwendig sind, und die eindeutige Zuordnung der erfassten Zeit zur Tätigkeit. Dabei geht es also nicht nur darum zu erfassen, wann die Mitarbeitenden mit ihrer Arbeit beginnen und wann sie damit aufhören, sondern es steht die Frage im Mittelpunkt, für welches Projekt – und noch genauer für welche Aufgaben – sie währenddessen gearbeitet haben. Mit Hilfe der genauen Aufzeichnung aller Projektstunden können also nicht nur die Datenqualität im Projektcontrolling signifikant gesteigert und die erbrachten Leistungen lückenlos und präzise weiterverrechnet werden, sondern auch die Aufwände, welche eine grundlegende und wichtige Planungsgröße im Projektmanagement darstellen, können realitätsgetreu nachvollzogen werden.

Genau diese Planungsgröße – der Aufwand – bildet die Basis für mehr Planungssicherheit in Projekten. Doch warum sind diese Kleinstteile eines Projektes ausschlaggebend und wie können Projektteams damit die Genauigkeit der Projektplanung und letzten Endes die Termintreue erhöhen?

Versteckte Aufwände sichtbar machen

Jedes sorgfältig geplante Projekt zeichnet sich durch klar ersichtliche Zeitaufwände aus, die in vorab definierte Vorgänge und Aufgaben fließen. Darüber hinaus gibt es jedoch oftmals zusätzliche „unsichtbare“ Aufwände, die in der Projektplanung nicht einkalkuliert werden. Beispiele dafür wären etwa komplizierte Freigabeprozesse oder Feedback-Schleifen, die sich in der Zeitplanung und den geschätzten Aufwänden der Aufgaben nicht widerspiegeln und deshalb zu Verzögerungen führen. Werden alle Zeiten im Projekt allerdings realitätsgenau dokumentiert, können derartige Aufwände sichtbar gemacht und Verzögerungen vermieden werden. Auf diese Weise können Projektteams die Aufwandsschätzungen besonders für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben fortwährend optimieren und für künftige Vorhaben verfeinern. Gleichzeitig werden Überlastungen der Projektmitarbeitenden oder Auslastungsspitzen durch versteckte Aufwände reduziert.

Aufwände besser schätzen und Projektzeiten besser vorhersagen

Projektzeiterfassung hilft Projektteams aus vergangenen Projekten zu lernen, wie viel Aufwand in bestimmte Aufgaben fließt und wie lange bestimmte Projekte dauern, was eine wertvolle Information für das Planen künftiger Projekte ist: Mit Hilfe kontinuierlicher Zeiterfassung und einem anschließenden Soll-Ist-Vergleich der geschätzten und tatsächlichen Aufwände können die Aufwandsschätzungen für Projekte Schritt für Schritt verfeinert werden. Besonders hilfreich ist dieses Vorgehen für ähnlich wiederkehrende Projekte oder Aufgaben. Mit jedem erfolgten Soll-Ist-Vergleich können Projektteams auf diese Weise die realistische Aufwandschätzung bei der Projektplanung verbessern. Damit steigt langfristig gesehen die Planungssicherheit der einzelnen Vorhaben, da sich die veranschlagten und geschätzten Zeiten auf validen Vergangenheitsdaten stützen und dadurch nur geringfügige Abweichungen auftreten. Optimieren Projektteams nach diesem Vorgehen die Schätzung für Projektzeiten resultiert dies nicht nur in mehr Planungssicherheit, sondern auch in wertvoller Termintreue, die am Markt schnell für wichtige Wettbewerbsvorteile sorgen kann.

Wenn zum Beispiel ein Unternehmen aus dem Bereich Maschinenbau seine Entwicklungs- und Konstruktionsprozesse umfassend mit Hilfe einer Projektmanagement-Software abbildet und gleichzeitig die Zeitaufwände kontinuierlich erfasst, dann können langfristig die Entwicklungs- und Produktionszeiten für neue Maschinen genaustens vorhergesagt werden. Das Unternehmen gewinnt mit der Projektzeiterfassung also mehr Planungssicherheit und Projektmanager können besser einschätzen, wie sich neue große Aufträge auf die Kapazität ihrer Mitarbeiter und auf andere Projekte auswirken.

Die Vorteile von Zeiterfassung mittels Projektmanagement-Software

Auch für die Projektzeiterfassung gilt: es gibt viele Wege, die zum Ziel führen – sei es per Excel-Dokument, Zeiterfassungstool oder Projektmanagement-Software. In den meisten Fällen bietet es sich jedoch an Projektplanung, Zeiterfassung und Projektcontrolling in einer Lösung zusammenzuführen, da häufig bereits viele verschiedene Software-Lösung im Einsatz sind und die Komplexität der IT-Infrastruktur beschränkt werden soll. Auch kostet das ständige Hin- und Herschieben von Daten zwischen verschiedenen Tools Zeit und führt schnell zu Fehlern.

Eine Lösung, die alle wichtigen Projektmanagement-Funktionen abdeckt und gleichzeitig in das gewohnte Umfeld von Microsoft Outlook integriert ist, ist InLoox. Die Projektmanagement-Software erweitert Microsoft Outlook zu einer zentralen Projektplattform, ist einfach zu bedienen und selbsterklärend und hat dank der vertrauten Benutzeroberfläche eine hohe Nutzerakzeptanz. Neben der Zeiterfassung finden Projektteams hier in einer Lösung Unterstützung für alle wichtigen Projektmanagement-Aufgaben: Projektplanung, Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, Ressourcenmanagement, Dokumentenmanagement, Mindmaps, Budgets sowie Projektcontrolling und Berichte. Dabei kann InLoox für Outlook als eigenständige Lösung genutzt werden oder in Kombination mit InLoox Web App und InLoox Mobile App.

Schnelle, intuitive und nachvollziehbare Zeiterfassung

Abb. 1: Zeiterfassung mit der InLoox Stoppuhr in InLoox für Outlook
Abb. 1: Zeiterfassung mit der InLoox Stoppuhr in InLoox für Outlook

 

InLoox sorgt für eine einfache und konsistente Dokumentation der Zeitaufwände, indem die wichtigsten Informationen aus Outlook automatisch übernommen werden können – beispielsweise aus Kalendereinträgen, Aufgaben oder E-Mails. Darüber hinaus können Teammitglieder mit der integrierten Stoppuhr aufgewendete Zeiten für die Aufgabenerledigung genau nachverfolgen. Sobald sie mit einer projektbezogenen Aufgabe beginnen, können sie die Stoppuhr aktivieren. Wenn die Arbeit an der Aufgabe erledigt ist, kann die erfasste Zeit abgespeichert und mit der entsprechenden Projektaufgabe verknüpft werden. Auf diese Weise müssen Projektmitarbeitende ihre Zeitaufwände nicht mehr schätzen, sondern können sich auf die Fertigstellung der Aufgaben konzentrieren.

Plan-Ist-Vergleich mit nur einem Klick

Abb. 2: Dashboard Plan-Ist-Vergleich Arbeitsaufwand in InLoox für Outlook
Abb. 2: Dashboard Plan-Ist-Vergleich Arbeitsaufwand in InLoox für Outlook

 

Mit InLoox vergleichen Projektteams ganz einfach die geplante und tatsächliche Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wurde. So können die geplanten Ausgaben (geschätzter Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe) und die tatsächlichen Ausgaben (tatsächliche Zeit, die für die Erledigung der Aufgabe verwendet und über die Zeiterfassung hinterlegt wurde) miteinander verglichen werden.

Abweichungen schnell erkennen

Durch die zentrale Dokumentation der Zeitaufwände hat die Projektleitung die aktuellen Zeiten und den korrespondierenden Status der entsprechenden Aufgaben jederzeit auf einen Blick verfügbar und ist immer auf dem neuesten Stand. Auf diese Weise können sich Projektmanager mit nur einem Klick einen Überblick über den Projektstatus verschaffen. Damit können Verzögerungen oder Abweichungen rechtzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Mobile Zeiterfassung für aktuelle Daten

Wenn mit Außendienstmitarbeitern oder externen Projektmitgliedern gearbeitet wird, ist mobile Zeiterfassung besonders wichtig, damit sämtliche Projektdaten jederzeit aktuell sind. Doch auch vor dem Hintergrund von Home-Office und Remote-Work gewinnt die Zeiterfassung von unterwegs zunehmend an Bedeutung. Geleistete Zeiten müssen jederzeit dokumentiert werden können – ohne einen hohen Abstimmungsaufwand mit dem Back-Office zu generieren. Mit InLoox Mobile App und InLoox Web App können Projektmitarbeitende ihre Zeitaufwände komplett zeit- und ortsunabhängig von unterwegs verbuchen.

Zeitersparnis mit validierten Schätzungen und Vorlagen

Abb. 3: Vorlage Gantt-Planung mit Aufgaben, Vorgängen und Meilensteinen in InLoox für Outlook
Abb. 3: Vorlage Gantt-Planung mit Aufgaben, Vorgängen und Meilensteinen in InLoox für Outlook

 

Sobald Projektteams mittels konsequenter Zeiterfassung validierte Schätzungen für die Aufwände von wiederkehrenden Aufgaben oder Projekten generiert haben, können diese in eine Vorlage gegossen werden. So kann der wiederkehrende Projektplan mit den korrespondierenden Aufgaben und Aufwänden in InLoox als Vorlage gespeichert werden und als Basis für die künftige Projektplanung dienen. Auf diese Weise müssen Projektteams bei wiederkehrenden oder ähnlichen Projekten die Gantt-Planung nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen, sondern können die gespeicherte Vorlage mit den bereits validierten Daten zu Hilfe ziehen und diese ggf. noch etwas anpassen. Diese Vorgehensweise spart Zeit in der Projektplanung und unterstützt die Standardisierung von Projektprozessen.

Weiterführende Informationen zum Thema Projektzeiterfassung sowie ergänzende Praxisbeispiele finden Sie hier.

Die Projektmanagement-Software InLoox ist für Outlook, Web und Smartphone verfügbar und kann 30 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden: InLoox jetzt testen

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