Mit Flexibilität und Gestaltungsfreiheit Projektmanagement endlich in die breite Fläche bringen

collaboration Factory

Viele Unternehmen stehen unter hohem Druck. Schneller, schlanker, kundenorientierter sollen sie werden und zugleich ihre Beschäftigten mit einem selbstbestimmten, angenehmen Arbeitsumfeld bei guter Laune halten. Wie kann das Projektmanagement dazu beitragen und wie sieht die optimale Software dafür aus? Nach Auffassung von Dr. Rupert Stuffer, Vorstand der collaboration Factory, steckt die beste Lösung darin, den Beschäftigten hohe Autonomie bei der Gestaltung ihrer Tools einzuräumen und gleichzeitig die Sicht des Managements auf die Projektlandschaft zu schärfen. Im Interview erklärt er, wie dieser Spagat gelingen kann.

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Mit Flexibilität und Gestaltungsfreiheit Projektmanagement endlich in die breite Fläche bringen

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Viele Unternehmen stehen unter hohem Druck. Schneller, schlanker, kundenorientierter sollen sie werden und zugleich ihre Beschäftigten mit einem selbstbestimmten, angenehmen Arbeitsumfeld bei guter Laune halten. Wie kann das Projektmanagement dazu beitragen und wie sieht die optimale Software dafür aus? Nach Auffassung von Dr. Rupert Stuffer, Vorstand der collaboration Factory, steckt die beste Lösung darin, den Beschäftigten hohe Autonomie bei der Gestaltung ihrer Tools einzuräumen und gleichzeitig die Sicht des Managements auf die Projektlandschaft zu schärfen. Im Interview erklärt er, wie dieser Spagat gelingen kann.

Herr Dr. Stuffer, Agilität ist nun seit Jahren ein Hype und auch Ihr Unternehmen ist mit einer Software auf dem Markt, die agiles Arbeiten unterstützt – mit einfachen, nutzerorientierten Anwendungen. Dennoch äußern Sie sich kritisch gegenüber dem Erreichten. Wo sehen Sie den größten Handlungsbedarf?

Es stimmt, dass sich einiges zum Positiven verändert hat, aber wir dürfen uns keinesfalls auf dem Erreichten ausruhen. Erfolgreiche Ansätze wie agiles Projektmanagement findet man nach wie vor hauptsächlich in der IT, während sich andere Bereiche oft mit rudimentären Ansätzen begnügen. Doch die Anforderungen an die Projekte sind enorm und Corona hat die Situation weiter verschärft. Viele Unternehmen und Branchen müssen sich auf disruptive Veränderungen einstellen, etwa die Automobilindustrie auf ganz andere Antriebskonzepte. Nahezu alle stehen im Zuge der digitalen Transformation unter hohen Druck Dinge zu gestalten und zu bewegen, damit sie auch zukünftig im Markt wettbewerbsfähig sind. Wir erleben also eine enorm schwierige, aber auch sehr spannende Situation, in der professionelles Projektmanagement eine wichtige Rolle spielen muss.

Was kann Projektmanagement leisten und wo stecken die größten Herausforderungen?

Projektmanagement ist unbestritten die beste Methode, um komplexe Anforderungen zu planen und zu steuern. Das größte Manko besteht darin, dass Projektmanagement-Tools nur selten aus der Nische herauskommen, also in der Fläche nicht wirklich gelebt werden. Wenn Sie sich heute in den Unternehmen umschauen, dann sehen Sie vor allem typische Expertentools, also mächtige, hochfunktionale Systeme. Für die normalen Nutzer sind diese viel zu komplex und so behelfen sie sich mit technisch isolierten Alternativen wie Excel, E-Mails, To-Do-Listen, Jira-Anwendungen, Kanban-Boards und vielem mehr. Doch auch unabhängig davon, dass diese Vielfalt kaum in eine koordinierte, projektweite Planung und Steuerung einzubinden ist: Oft behindert die Komplexität auch gerade diejenigen, denen das große System eigentlich besonders gut helfen soll.

Woran denken Sie bei Ihrem letzten Satz?

Pläne zur Steuerung von Projekten und Portfolios bestehen oft aus mehreren Tausend Vorgängen und einer Vielzahl an Abhängigkeiten. Das führt schnell zu einem so hohen Pflegeaufwand, dass die Planungen nur ungern angerührt werden und eine laufende Aktualisierung kaum zu schaffen ist. Gerade im hoch volatilen technischen Umfeld ändern sich die Planungsgrundlagen aber ständig. Das heißt, kaum ist die Planung fertig aktualisiert, ist sie auch schon wieder veraltet.

Zudem braucht das Management oft schnell neue Portfoliosichten, weil sich Entscheidungskriterien verändern. Es sollen neue KPIs ausgewertet werden, andere Berichte sind gefragt. Wenn es nicht gelingt, solche Bedarfe umgehend zur Verfügung zu stellen, haben wir dieselbe Situation wie eben beschrieben: Die Anwenderinnen und Anwender wandern ab und behelfen sich anderweitig.

Verknüpfung von Projekt- und Produktwelt

Viele Projektmanagement-Lösungen, auch Ihre, ermöglichen bereits die Integration verschiedener Tools in die übergeordnete Planungssicht. Ist das nicht eine passende Lösung?

In der Tat, da hat unsere Branche die richtige Richtung eingeschlagen. Aber wir sind noch längst nicht am Ziel und müssen zudem viel schneller werden. Die Reise, auf die wir unsere Kunden gerne mitnehmen wollen, geht weg von Feature-Silos hinein in eine Welt der Kollaboration und der hoch flexiblen und hybriden Lösungen. Wobei ich hier ein erweitertes Verständnis von „hybrid“ vertrete: Ich meine damit mehr als die Verknüpfung von klassischem und agilem Projektmanagement,  beispielsweise auch die Verbindung von Projekt- und Produktwelt. Denn nur so bekommen wir das eigentliche Projektergebnis mit in den Fokus.

Welches Vorgehen halten Sie für geeignet, um in diesem Sinne voranzukommen?

Für Unternehmen, die noch eher am Anfang stehen, besteht ein guter erster Schritt darin, die klassischen Planungsalgorithmen durch Kollaborationsbausteine zu ergänzen. Wir selbst gehen mit cplace noch einen Schritt weiter, indem wir – vereinfacht gesprochen – große komplexe Pläne aufteilen, sie verschiedenen Verantwortlichen zuweisen und dann über sogenannte Live-Abonnements intelligent synchronisieren. Das geschieht beispielsweise über Realtime-Einbindung von Meilensteinen aus anderen Plänen. Bei Konflikten werden die Anwender informiert und sind angehalten, gemeinsam nach einer Lösung zu suchen. Das System funktioniert also im Wesentlichen kollaborativ, nutzt aber Algorithmik, um einzelne Ketten durchzurechnen. Besonders spannend: Das funktioniert auch für den erwähnten Handshake mit der Produktwelt.

Nahtlose Integration von Daten und Tools in der Nutzeroberfläche

Würden Sie diese Art der Verlinkung noch etwas detaillierter erläutern?

Man kann zum Beispiel Teileinformation aus einer Datenbank, Jira-Termine oder Daten aus anderen IT-Tools live in die Planung einbinden. Durch eine solche „Live-Vermaschung“ von Datenwelten können wir plötzlich Sichten integrieren, die in Standard-Tools nicht möglich sind, und solche Elemente dann beispielsweise mit ins Gantt-Diagramm einblenden. Die Anwenderinnen und Anwender können dann auch direkt in andere Tools eintauchen, zum Beispiel aus cplace in eine Jira-Map. So können sie eine Vielzahl von Daten und Tools nahtlos in ihre Nutzeroberfläche einbauen.

Welche weiteren technischen Ansatzpunkte gibt es, um die gewünschte hohe Flexibilität herzustellen?

Unser cplace-Werkzeugkoffer bietet fertige Apps, aber auch Methoden der No-Code und Low-Code-Entwicklung. Die Apps können von den Usern einfach geladen und sofort genutzt werden. Mit No-Code erlauben wir unseren Kunden, Datenmodelle und Benutzeroberflächen zu gestalten und auf ihre Bedürfnisse zurechtzuschneiden. Mit Low-Code gehen wir im Hinblick auf mögliche Funktionalität noch ein Stück weiter. Damit können die Anwender beispielsweise Workflows, Grafiken, Dashboards oder Reports noch besser auf ihre Bedürfnisse anpassen. Ein wichtiger Aspekt: Das können sie tun, ohne in eine bestehende Installation einzugreifen oder gar auf ein neues Release zu warten.

Das alles sind Meilensteine in Richtung maximale Flexibilität. Jeder Anwender, jedes Team bekommt ein System, das nicht nur ungefähr passt, sondern genau das macht, was es soll. Das ist schon fast eine kleine Revolution. Denn, was die Projektwelt momentan braucht, sind sicher keine neuen Features. Gelebte und gemanagte Flexibilität ist das, was fehlt.

Ihr Unternehmen gehört mit gut einhundert Beschäftigten zum Mittelstand und hat sicher keine große Forschungsabteilung. Wie beurteilen Sie, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen?

Es stimmt, wir sind kein Branchenprimus und tatsächlich könnten wir vieles allein nicht in der gewohnten Geschwindigkeit schaffen. Aber wir sind Teil einer der starken cplace Shared Source Community. Wir haben uns immer verstanden als offenes, kollaborativ agierendes Unternehmen, das Kunden und Partner einlädt gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Niemand versteht den Bedarf besser als diejenigen, die unsere Lösung tagtäglich einsetzen und damit anstehende Herausforderungen auf innovative Art und Weise bewältigen. Ihr Know-how, ihre Interessen und ihre Power fließen laufend in die Entwicklung von cplace ein. Deshalb bin ich überzeugt, dass wir gemeinsam mit unserer Community sehr gut aufgestellt sind für die Zukunft und noch viele spannende Dinge in Angriff nehmen werden.

Herr Dr. Stuffer, herzlichen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Elisabeth Wagner.

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