Warum braucht man Projektmanagement-Software?
Im Projektmanagement fallen viele wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse an, für die der Einsatz von Softwaretools einen beachtlichen Nutzen darstellt. Die projektbezogene Aufwandserfassung und der darauf basierende Vergleich von Projektplanung und Ist-Zustand, z.B. mit einer Earned Value Analyse sind hierfür typische Beispiele. Grundsätzlich lassen sich all diese Aufgaben auch mit üblicher Bürosoftware erledigen, insbesondere Tabellenkalkulationsprogrammen kommt hier eine besondere Bedeutung zu. Speziell für die Anforderungen von Projektmanagern entwickelte Programme können jedoch die spezifischen Planungs- und Überwachungsmethoden schneller und wirksamer unterstützen. Aber auch die teuersten und funktionsreichsten Tools ersetzen nicht die Kompetenz des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin.
Was sind die besten Projektmanagement-Tools?
Das hängt davon ab, welche Anforderungen ein Unternehmen an das Tool hat!
Als Hilfestellung bei Ihrer Suche nach der richtigen PM-Software haben wir für Sie im nächsten Kapitel einen aus Projektmanagement-Sicht thematisch strukturierten Anforderungskatalog erstellt. Der Katalog beruht auf langjähriger Beschäftigung mit dem Thema und vielen Gesprächen sowohl mit Anbietern als auch Anwendern von PM-Software.
Anforderungen an Projektmanagement-Software
Eine allgemeingültige Priorisierung der Themenbereiche ist nicht möglich, da über die Wichtigkeit einer Anforderung ausschließlich der individuelle Bedarf des Anwenders entscheidet. Die Themenbereiche sind deshalb alphabetisch aufgeführt.
Für jeden Themenbereich sind fünf aufeinander aufbauende Stufen des Funktionsumfangs beschrieben, wobei (1) einen kleineren und 5 den größtmöglichen Umfang bedeutet. Widerstehen Sie der Versuchung, in allen Bereichen das Maximum an Funktionsumfang zu fordern. Mehr Leistung bedeutet keineswegs auch mehr Nutzen, aber stets höhere Kosten!
Aufwandserfassung
- Einfache Eingabe der Aufwände durch den Projektleiter aus anderen Quellen wie z.B. Tabellenkalkulationsprogrammen.
- Die Projektmanagement-Software ist mehrbenutzerfähig und unterstützt die direkte Eingabe der Aufwände durch Mitarbeiter.
- Nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch alle anderen projektrelevanten Kostenarten sind erfassbar. Die Arbeitszeiten lassen sich mit unterschiedlichen Stundensätzen in Kosten umrechnen.
- Die Eingabe durch die Mitarbeiter wird durch die Zuordnung zu Projekten, Zeitfenster und andere Regelmechanismen gesteuert und erleichtert. Ein Arbeitsablauf unterstützt Genehmigungsprozesse durch Vorgesetzte bzw. Projektleiter.
- Die Arbeitszeiterfassung erfolgt redundanzfrei ausschließlich durch die PM-Software. Aufwände für Linientätigkeit und Abwesenheitszeiten werden ebenfalls erfasst. Eine Schnittstelle zum ERP-System versorgt die Personalverwaltung mit den benötigten Daten. Umgekehrt übernimmt die PM-Software projektrelevante Kostenstellendaten aus der ERP-Software wie z.B. AfA.
Controlling
- Es kann ein detaillierter Kostenplan erstellt werden. Mindestens ein Basisplan steht als Referenz für das Controlling zur Verfügung
- Statusinformationen (Arbeitsaufwände, andere Kosten, Fertigstellungsgrade u.ä.) können erfasst werden. Einfache Soll-Ist- bzw. Plan-Ist-Vergleiche erlauben ein einfaches Controlling.
- Es stehen Standardverfahren des Projekt-Controllings wie Trendanalysen oder Earned Value Analysis zur Verfügung.
- Benutzerspezifische Controlling-Größen und Metriken zur Statusbewertung lassen sich definieren. Automatische Benachrichtigungen abhängig von diesen Messgrößen sind aktivierbar. Arbeitsabläufe unterstützen die Überwachung und Steuerung, z.B. durch Eskalationsmechanismen.
- Die Projektmanagement-Software unterstützt projektübergreifendes und unternehmensweites Controlling. Mit Hilfe von Szenarien können die Auswirkungen von steuernden Maßnahmen analysiert werden.
Finanzmittelmanagement
- Unabhängig vom Kostenplan können Erträge aller Art in Höhe und Zeitpunkt kalkuliert werden und so ein Finanzierungsplan erstellt werden
- Vollständige Zahlungsstromrechnung unter Berücksichtigung des Obligo
- Die Projektmanagement-Software kann das Finanzmittelmanagement des Projekts konsistent mit dem Rechnungswesen des Unternehmens durchführen.
- Arbeitsabläufe des Finanzmittelmanagements werden unterstützt.
- Für das Projekt kann ein Business-Plan erstellt werden, dessen Erfüllung während des Projekts überwacht wird.
Informationsmanagement
- Integration von einzelnen Projektinformationen in der Projektdatei / -datenbank. Hierzu gehören z.B. Bemerkungen zu Arbeitspaketen oder die Beschreibung von Aufgaben.
- Von den einzelnen Projektelementen ist ein Verweis auf externe Dokumente möglich. Die Integrität der Verweise wird jedoch nicht überprüft.
- Die Integration eines externen Dokumentenmanagementsystems ist möglich, um dessen Leistungsfähigkeit nutzen zu können, z.B. Versionsverwaltung oder Suchfunktion.
- Die Projektmanagement-Software realisiert ein eigenes Dokumentenmanagement. Es verwaltet den Zugriff auf die Dokumente und garantiert die Integrität der Verweise auf sie. Mit Check-In/Check-Out, Versionsverwaltung, Metainformation und Suchfunktion bietet es die Grundmerkmale eines Dokumentenmanagementsystems. Soweit vorhanden, verbindet es das Dokumentenmanagement mit den anderen Leistungsmerkmalen wie z.B. Workflow und Änderungsmanagement.
- Das Dokumentenmanagement kann eine projektübergreifende Wissensbasis abbilden und die dazugehörigen Prozesse. Hierzu zählen neben Such- und Strukturierungsfunktionen auch Dokumentationsfunktion nach Projektende und Archivierungsmöglichkeit. Das Erfahrungswissen aus Projekten kann in Form von "Lessons Learned " abgelegt und den nächsten Projekten zur Verfügung gestellt werden.
Konfigurationsmanagement
- Im Rahmen von Issues (Offene Punkte) lassen sich Änderungsanforderungen definieren.
- Es gibt eine eigenständige Verwaltung von Änderungsanforderungen.
- Das Änderungsmanagement erlaubt eine Zuordnung der Änderungsanforderungen zu Projektelementen und die Vergabe von Verantwortlichkeiten.
- Die Software beherrscht eine vollständige Konfigurationsbuchführung.
- Die Software bildet einen Konfigurationsmanagement-Prozess wie z.B. CMII vollständig ab.
Kostenmanagement / Projektkostenrechnung
- Arbeitspaketen oder Vorgängen lassen sich Kosten zuordnen. Ein einfacher Kostenplan kann tabellarisch oder auch grafisch erstellt werden.
- Projektkostenarten können definiert und im Kostenplan dargestellt werden.
- Kosten lassen sich als zeitbezogene Sätze definieren, sodass die Projektmanagement-Software aus Einsatzdauern direkt Kosten errechnen kann. Dies gilt für alle Arten von Ressourcen. Die Stundensätze können zeitabhängig sein (z.B. Nachtarbeitszuschläge) und für jede Ressource individuell festgelegt werden. Auch abstrakten Ressourcen wie Qualifikationen können Kosten zugeordnet werden.
- Eine vollständige Projektkostenrechnung nach Projektkostenarten, Projektkostenträgern und Projektkostenstellen ist möglich.
- Vollständige Abbildbarkeit der Projektkostenrechnung und der Kostenrechnung des Unternehmens, sodass konsistent mit einem Enterprise Resource-Planning-System kommuniziert werden kann.
Multiprojektmanagement / Mehrprojekttechnik
- Die Projektmanagement-Software kann mehr als ein Projekt gleichzeitig verwalten, die Projekte sind jedoch nicht miteinander verknüpfbar.
- Die Ressourcen werden projektübergreifend verwaltet. Engpässe werden erkannt und angezeigt.
- Das Zeitplanungsmodul beherrscht projektübergreifende Anordnungsbeziehungen und kann diese auf definierbare Weise bei der Berechnung des Netzplans berücksichtigen. Es lassen sich Teilprojekte definieren.
- Alle Projekte sind in einer konsistenten Datenbasis zusammengeführt, wobei die einzelnen Projekte ggf. lokal bearbeitet werden. Die PM-Software kann alle Projekte in einer Portfoliostruktur (z.B. Programme, Teilprojekte) abbilden.
- Alle Projektinformationen werden in einer zentralen Datenbank in Echtzeit in einer Multi-User-Umgebung konsistent verwaltet. Mehrere Planer können gleichzeitig Veränderungen an ihren Projekten vornehmen, ohne die Konsistenz der Daten zu gefährden.
Netzplantechnik: Termin- und Ablaufplanung
- Vorgänge können definiert, mit Anfangs- und Endtermin versehen und strukturiert werden.
- Die Vorgänge können durch die vier Standard-Anordnungsbeziehungen nach DIN 69900 verknüpft werden. Das Tool beherrscht projektintern die Vorwärts- und Rückwärtsrechnung zur Bestimmung der Pufferzeiten und des kritischen Wegs.
- Die Projektmanagement-Software beherrscht die Mehrprojekttechnik, kann also projektübergreifende Anordnungsbeziehungen und Ressourcenzuordnungen berechnen.
- Das Tool kann Simulationen, Optimierungsrechnungen und Szenarien auf Basis deterministischer Planvorgaben durchführen.
- Die PM-Software verfügt über nicht-deterministische Algorithmen wie z.B. der Monte-Carlo-Simulation oder analytischer Wahrscheinlichkeitsrechnung. Es kann aus den Wahrscheinlichkeitsverteilungen der Einzeldauern die Wahrscheinlichkeitsverteilung der gesamten Projektdauer ermitteln. Es kann aus den Einzelinformationen den Netzplan so optimieren, dass vorgegebene Zielgrößen (z.B. die wahrscheinlichste Projektdauer) minimal sind.
Präsentation
- Die Projektdaten werden mit einfachen Grafiken wie z.B. Säulendiagramm visualisiert. Farbige Druckausgabe in DIN A4.
- Das Layout der Projektpläne wie Netzplan oder Balkenplan kann individuell angepasst und in dieser Anpassung ausgedruckt werden. Es besteht die Möglichkeit, die Pläne auf ein Blatt zu skalieren oder sie auf mehrere Blätter verteilt in Originalgröße auszugeben.
- Für die Präsentation der Projektdaten stehen komplexe Grafiken wie gestaffelte Säulendiagramme, Bubble-Chart o.ä. zur Verfügung.
- Die Ausgabe kann in medienneutralen Vektorgrafikformaten erfolgen. Ebenso kann das Tool alle Grafiken in ein Projektportal exportieren.
- Für jedes Ausgabemedium kann eine eigene Layoutdefinition erstellt werden. Für den Ausdruck besteht keine Größenbeschränkung (d.h. min. DIN A0).
Projektportfoliomanagement
- Die Projektmanagement-Software bietet eine Sicht auf alle Projekte mit einfachen Kennzahlen wie z.B. dem aktuellen Fertigstellungsgrad und den Soll / Ist-Varianzen.
- Es gibt projektübergreifende Auswertungen. Berechnete Kennzahlen sind durch den Anwender definierbar. Reporting- und Präsentationsfunktionen stehen auch projektübergreifend zur Verfügung.
- Der Projektlebenszyklus wird bereits in der Ideenphase unterstützt. Die Software bildet einen Genehmigungsprozess ab, der das Projekt vom Antragsstatus in den aktiven Status überführt.
- Es stehen Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Verfügung. Die Projekte lassen sich nach einem vom Anwender definierbaren Schema bewerten. Die Projekte sind priorisierbar, die Priorität steht auch in anderen Leistungsmerkmalen zur Verfügung.
- Der gesamte Lebenszyklus eines Projekts wird abgebildet. Es stehen Prognosetools (z.B. Szenariotechnik) zur wirtschaftlichen Bewertung des gesamten Projektportfolios zur Verfügung. Ein Benchmarkingsystem erlaubt den Vergleich der laufenden Projekte. Es können freie Metriken zur Projektbewertung definiert werden, die Software verfügt bereits über ein vordefiniertes Schema (z.B. Balanced Scorecard o.ä.).
Projektstrukturierung
- Die Projektmanagement-Software kann eine ein- oder mehrstufige Liste an Arbeitspaketen bzw. Aufgaben erstellen und verwalten.
- Die Projektmanagement-Software kann eine mindestens 32 Ebenen tief strukturierbare, hierarchische Liste an Arbeitspaketen bzw. Aufgaben erstellen und verwalten.
- Strukturelemente werden eindeutig codiert. Mindestens Projektgegenstand und Ressourcen können strukturiert werden.
- Die Projektstruktur kann in einem Baumdiagramm grafisch dargestellt und grafisch bearbeitet werden (z.B. Drag and Drop). Es können beliebig viele Projektgrößen strukturiert werden.
- Die Projektmanagement-Software unterstützt mehrfache, parallele Projektstrukturen auf einer Größe und kann diese für Auswertungen und Berichte einsetzen.
Reporting
- Vorgefertigte Berichte stellen den aktuellen Projektstatus dar.
- Es lassen sich eigene Berichte erstellen und abspeichern. Die Projektdaten können zur externen Auswertung exportiert werden.
- Es lassen sich Felder erstellen, deren Werte mit benutzerdefinierten Formeln aus den Projektdaten berechnet werden. Diese Felder stehen ebenfalls in vollem Umfang zur Auswertung zur Verfügung.
- Vollständige Filter- und Strukturierungsmöglichkeiten erlauben die Beantwortung aller Fragestellungen zu den Projektdaten. Diese können durch eigene oder integrierte Module von Technologiepartnern auch grafisch aufbereitet werden.
- Das Reporting ist auf Projekt- und Ressourcenebene möglich. Projektübergreifende und unternehmensweites Reporting wird unterstützt. Die Daten werden für Online Analytical Processing (OLAP) aufbereitet.
Ressourcenmanagement
- Den Vorgängen aus der Terminplanung können bei der Projektplanung Ressourcen zugeordnet werden. Daraus entsteht umgekehrt eine Sicht der Ressourcen über ihre zugewiesenen Aufgaben.
- Die Einlastung von Ressourcen erlaubt die neutrale Zuordnung aus Ressourcenpools. Bei der Zuordnung von Ressourcen wird die Auslastung der Ressource direkt angezeigt. Die Verfügbarkeit der Ressourcen kann individuell modelliert werden (z.B. Kalender pro Ressource).
- Ressourcen und Ressourcengruppen können Eigenschaften zugewiesen werden, nach denen gefiltert, organisiert und geordnet werden kann. Ressourcen können mit Hilfe eines Anforderungsprofils angefordert werden. Ein Abgleich von Anforderungsprofil und Leistungsprofil erlaubt das Auffinden geeigneter Ressourcen.
- Die Projektmanagement-Software verfügt über Algorithmen zur Optimierung der Ressourcenauslastung und kann eine kapazitätstreue Terminplanung in einer Multiprojektumgebung durchführen.
- Das Ressourcenmanagement umfasst das gesamte Unternehmen mit allen Projekten. Es vereinheitlicht Linien- und Projektorganisation. Es prognostiziert aus dem Portfolio laufender und geplanter Projekte heraus die zukünftigen Anforderungen an den Personalbestand.
Projektorganisation
- Die Programm verfügt über eine eigene Zugriffsverwaltung. D.h. Anwender erhalten nur über Kennung und Passwort Zugang zu den Projektdaten.
- Für jeden Anwender können Zugriffsrechte individuell vergeben werden.
- Den Anwendern können Rollen zugeordnet werden, die Zugriffsrechte und Leistungsmerkmale des Tools den jeweiligen Bedürfnissen entsprechend definieren.
- Die Zugriffsrechteverwaltung sieht Gruppenrechte und vererbbare Rechte vor. Rollen können vom Anwender selbst definiert werden.
- Mit einer einmaligen Anmeldung werden die Rollen und Zugriffsrechte situationsgemäß angepasst, ohne dass ein neues Einloggen stattfinden muss (Single-Sign-On). Je nach aufgerufenem Projekt oder Dokumentenbereich weiß die Projektmanagement-Software, welche Rechte der Anwender hat und welche Möglichkeiten ihm zur Verfügung gestellt werden.
Risikomanagement
- Im Rahmen der Project-Issues lassen sich Risiken als eigenständige Kategorie definieren.
- Die Projektmanagement-Software verfügt über ein eigenständiges Risikomanagement, das eine einfache Risikobewertung erlaubt und Maßnahmen zur Risikovorsorge dokumentiert.
- Die Risikoverwaltung erlaubt eine Zuordnung der Risiken zu Projektelementen und die Vergabe von Verantwortlichkeiten.
- Vollständiges projektorganisationsinternes Risikomanagement mit projektbegleitender Risikoüberwachung und Maßnahmen zur Risikovorsorge wie z.B. Vorhalten von Alternativplänen.
- Unternehmensweites, projektübergreifendes Risikomanagement auf allen Ebenen der Unternehmens- und Projektorganisation. Es sind Eskalations- und Deeskalationsmechanismen definiert, um die Verantwortung für Risiken von einer Ebene zur anderen zu übergeben.
Schnittstellen
- Input und Output einfacher Basisinformationen über ASCII-Dateien (z.B. CSV-Format).
- Alle Projektinformationen sind exportierbar, auch benutzerdefinierte und berechnete Felder, so dass ihre Weiterverarbeitung in anderen Auswertungsprogrammen (z.B. Tabellenkalkulationsprogrammen) möglich ist.
- Über standardisierte Datenbankschnittstellen (z.B. ODBC) kann ein bidirektionaler Datenaustausch mit anderen Anwendungen stattfinden.
- XML-Import und -Export wird unterstützt. Mit Hilfe von Zuordnungstabellen können XML-DTD auf die interne Projektdatendarstellung abgebildet werden.
- Über einen Software-Development-Kit (SDK) sowie ein Application Programming Interface (API) können benutzerdefinierte Schnittstellen für eine vollständige Integration der Software in alle IT-Umgebungen erstellt werden.
Workflow
- Es stehen einfache, vorgefertigte Arbeitsabläufe zur Verfügung, wie z.B. die Abnahme von Arbeitspaketen oder die automatische Berichterstellung nach bestimmten Ereignissen.
- Durch Kombination von benutzerdefinierten Feldern und Makros lassen sich einfache Arbeitsabläufe abbilden.
- Das Tool benachrichtigt automatisch die verantwortlichen Personen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Dies kann durch Meldung auf der personifizierten Startseite des Programms oder durch E-Mail-Benachrichtigungen geschehen.
- Lineare Arbeitsabläufe können anwenderspezifisch abgebildet werden.
- Die PM-Software verfügt über ein vollständiges Workflow-Modul, das verzweigte und bedingte Arbeitsabläufe mit mehreren Beteiligten in unterschiedlichen Rollen dokumentiert abbilden kann.
Akzeptanz für die PM-Software gewährleisten
Nur wenn die Anwender die neue Projektmanagement-Software einsetzen, kann sie ihren angestrebten Nutzen entfalten. Durch die Einbindung der Team-Mitglieder bei der Definition der Anforderungen, dem Test und der Auswahl der Software haben Sie bereits wichtige Schritte für die Akzeptanz der Software unternommen. Darüber hinaus können Sie durch folgende Maßnahmen die Akzeptanz wesentlich fördern:
Richten Sie eine interne Usergroup der Projektmanagement-Software ein, in der die Anwender sich über ihre Erfahrungen austauschen können und wiederkehrende Probleme eskalieren können.
Ermutigen Sie die Team-Mitglieder, gerade am Anfang intensiv den Helpdesk des Anbieters in Anspruch zu nehmen.
Fördern Sie die Teilnahme der wichtigsten Benutzer an den Anwendertagen des Anbieters.
Führen Sie regelmäßig kurze Fortbildungen für die Anwender durch, in denen sie mit den fortgeschrittenen Funktionen nach und nach vertraut gemacht werden.
Was genau ist eine Projektmanagement-Software?
Mit "Projektmanagement-Software" werden Software-Produkte bezeichnet, die Projektmanagement-Prozesse unterstützen.
Im Wesentlichen lässt sich Projektmanagement-Software in folgende Klassen einteilen:
- Planungs-Software, mit der man z.B. Netzpläne, Balkenpläne, Projektstrukturpläne, Anforderungslisten u.ä. erstellen und pflegen kann.
- Ressourcenverwaltungs-Software, mit der die vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen, Räume usw.) den Aufgaben zugeordnet werden und ihre Auslastung gesteuert wird.
- Controlling-Software zur Aufwandserfassung, buchhalterischen Kontrolle des Projektbudgets, Überwachung des inhaltlichen Projektfortschritts sowie der Termintreue und zur Prognose der Schlüsselkennzahlen
- Softwarelösungen für spezielle Projektmanagement-Aufgaben wie z.B. Konfigurationsmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Prozessoptimierung usw.
- Dokumentenmanagementsysteme zur Verwaltung und Archivierung der Projektdokumente
- Kollaborations-Plattformen zur Abwicklung der Projektkommunikation und zur Unterstützung von Projektmanagementprozessen, z.B. durch Abbildung von Workflows oder Kanban-Boards
- Programme für Mehrprojekttechnik und Projektportfoliomanagement, z.B. mit Gesamtansichten des unternehmensweiten Projektportfolios für das Top-Management.
- Standard Büro-Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und ggf. Datenbankverwaltung)
- Telekommunikationssoftware (E-Mail-Clients, Browser, Videokonferenzen usw.)
Welche Vorteile bringt der Einsatz einer Projektmanagement-Software?
Der Einsatz einer Projektmanagement Software kann, bei sorgfältiger Auswahl des richtigen Produktes, entscheidende Vorteile für das Projekt bieten:
- Transparenz, Übersicht und über das Projekt
- Optimierung des Personaleinsatzes
- bessere Kostenkontrolle
- Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation unter Teams und Mitarbeitern
- Höhere Arbeitseffizienz, schnellere Projektumsetzung
Welche Projektmanagement-Software-Tools gibt es?
Sie brauchen eine neue Software? Wir helfen Ihnen, die passende zu finden! Projektmanagement-Tools unterscheiden sich sehr stark. Sei es in Funktionsumfang, Management-Ansatz, Fokus und auch im Preismodell. Unser Marktplatz für PM-Software bietet eine gute Übersicht und detaillierte Informationen zu allen aufgeführten Tools - damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können!
Die relevantesten Software-Produkte im deutschsprachigen Raum werden von den Experten von Le Bihan einem gründlichen und unabhängigen Assessment unterzogen, was eine noch bessere Marktübersicht ermöglicht.
Worauf muss ich bei der Auswahl von PM-Software achten?
Die Zusammenstellung möglicher Anforderungen und ihrer Ausprägung ist ein erster Schritt, um eine Vorauswahl an Produkten zu treffen – im Fachjargon heißt das eine "Longlist" in Frage kommender Produkte zu erstellen. Allerdings stellt man dann schnell fest, dass zum einen ein großer Funktionsumfang auch hohe Kosten bedeutet und dass zum anderen selbst bei sehr ähnlichen Leistungsmerkmalen zwei Produkte sehr unterschiedliche Preise haben können. Um eine qualifizierte Kaufentscheidung treffen zu können, muss man deshalb eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse durchführen.