Im Kommunikationsplan wird festgehalten, welche Projektbeteiligten welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigen. Das soll gewährleisten, dass Informationen vollständig und rechtzeitig dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Trotz dieser Vorteile wird in der Praxis nur selten ein Kommunikationsplan systematisch erstellt. Dabei lässt sich auf Basis der RACI-Matrix relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan anfertigen. Hieraus kann man schnell ersehen, wer welche Informationen benötigt. Dr. Georg Angermeier erklärt, wie man einen solchen Kommunikationsplan aufsetzt.
Im Kommunikationsplan wird festgehalten, welche Projektbeteiligten welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigen. Das soll gewährleisten, dass Informationen vollständig und rechtzeitig dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Trotz dieser Vorteile wird in der Praxis nur selten ein Kommunikationsplan systematisch erstellt. Dabei lässt sich auf Basis der RACI-Matrix relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan anfertigen. Hieraus kann man schnell ersehen, wer welche Informationen benötigt. Dr. Georg Angermeier erklärt, wie man einen solchen Kommunikationsplan aufsetzt.
Projektinformationen sollen vollständig und verzögerungsfrei allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen, die diese benötigen. Die Erstellung und Verwendung eines Kommunikationsplans soll dies gewährleisten. In den Normen und Standards für Projektmanagement finden sich unterschiedlichen Bezeichnungen für dieses Dokument (PMBOK® Guide: Communications Management Plan, PRINCE2: Communication Plan, DIN 69901-5: Kommunikationsmatrix). Einfachheitshalber bezeichne ich es als Kommunikationsplan, ohne damit einen der genannten Standards bevorzugen zu wollen.
Im Kommunikationsplan wird zu Beginn des Projekts festgehalten, wer welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigt. Somit ist es möglich, Informationen bedarfsgerecht zu verteilen. Zeitraubende Recherchen (Wer braucht welche Informationen? Wer darf eine bestimmte Information erhalten bzw. nicht erhalten? Usw.) werden vermieden. Trotz dieser Vorteile habe ich nie gesehen, dass ein Projektteam einen Kommunikationsplan systematisch erstellt und einsetzt. Bestenfalls gibt es im Projekthandbuch eine unvollständige Liste mit Projektbeteiligten, in der angegeben ist, welche Protokolle und Berichte die aufgeführten Personen erhalten sollen. Die Informationen, die für einen Kommunikationsplan benötigt werden, sind meist in verschiedenen Verteilerlisten und Verzeichnissen versteckt.
Dabei lässt sich relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan erstellen: Die so genannte RACI-Matrix, auch Zuständigkeits- oder Verantwortlichkeitsmatrix genannt, kann man dafür als Basis heranziehen.
Die RACI-Matrix zeigt übersichtlich und verständlich auf, wer bei einer bestimmten Aufgabe welche Verantwortlichkeit hat (Bild 1). Die Art der Zuständigkeit wird mit folgenden Werten angegeben:
| Rolle/Person A | Rolle/Person B | Rolle/Person C | … | |
|---|---|---|---|---|
| Aufgabe 1 | I | R | A | |
| Aufgabe 2 | R | A | C | |
| Aufgabe 3 | R | A | ||
| Aufgabe 4 | R | A | ||
| … |
Die RACI-Matrix dient dazu, Verantwortungen und Zuständigkeiten zu definieren. Außerdem lassen sich aus ihr die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse ableiten. Über diese Verwendung hinausgehend kann man sie im Projekt als einfachen Kommunikationsplan einsetzen. Wenn man sie in geeigneter Form erstellt, erfüllt sie diese Aufgabe meiner Meinung nach sogar besser als ein normgerechter Kommunikationsplan. Dieser definiert relativ abstrakt, welche Rolle welche Projektdokumente wie und wann erhalten soll. Projektbeteiligte denken aber nicht in Kategorien von Protokollen oder Berichten, sondern in Arbeitspaketen oder Produkten.
Um eine RACI-Matrix zu erstellen, die im Projekt als Kommunikationsplan dienen kann, gehen Sie wie folgt vor: Die Zeilen ergeben sich aus den Elementen des Projekt- oder Produktstrukturplans (Bild 2). Vorteilhaft ist, wenn der Strukturplan bereits eine hierarchische Gliederung aufweist, so dass Sie sich bei der Erstellung der RACI-Matrix entweder auf eine höhere Ebene und damit eine gröbere Darstellung beschränken oder die Details der unteren Ebenen berücksichtigen können.
| Auftrag- geber | Projekt- leiter | Teil- projekt- leiter X | Teil- projekt- leiter Y | Mitarbeiter M | Mitarbeiter N | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Projekt | A | R | I | I | ||
| Teilprojekt A | I | A | R | I | I | |
| Arbeitspaket A.1 | I | A | R | |||
| Arbeitspaket A.2 | C | A | I | R | I | |
| Teilprojekt B | C | A | I | R | I | |
| Arbeitspaket B.1 | I | A | C | R | ||
| Arbeitspaket B.2 | C | C | A | R |
In die Spalten tragen Sie die Projektbeteiligten ein - entweder als Personen oder Rollen. Dies sind mindestens alle im Organigramm der Projektorganisation aufgeführten Personen oder Rollen. Ob noch weitere Stakeholder hinzugenommen werden, die nicht in die Projektorganisation eingebunden sind, muss der Projektleiter in Rücksprache mit dem Auftraggeber entscheiden.
In die Felder der Matrix tragen Sie jetzt die Verknüpfungen nach obiger Definition ein. Dabei gelten folgende Regeln:
…
